Persoonsgegevens classificaties aanmaken en onderhouden

Opmerking: Activiteiten zijn alleen van toepassing wanneer SC2223 Exact Compact CRM in uw licentie aanwezig is.

Hoe kan ik zien welke activiteiten en documenten aan een contactpersoon zijn gekoppeld?

1. Open menupad CRM ? Relaties ? Contactpersonen.
2. Selecteer de contactpersoon en klik op de knop Contactpersoon.
3. Op het tabblad Doc. kunt u zien welke documenten aan deze contactpersoon zijn gekoppeld, en op het tabblad Activiteit kunt u zien welke activiteiten aan deze contactpersoon zijn gekoppeld..

Opmerkingen:

• Op het tabblad Activiteit dient u de selectie criteria zo ruim mogelijk in te stellen om alle activiteiten te zien.
• De tabbladen Doc. en Activiteit bij het onderhoud van de contactpersonen zijn alleen aanwezig wanneer SC2223 Exact Compact CRM in uw licentie aanwezig is.
  

Velden

Code

Hier kunt u een code opgeven voor deze persoonsgegevens classificatie.

Omschrijving

Hier kunt u een omschrijving opgeven voor deze persoonsgegevens classificatie.

Status

Met deze optie kunt u deze classificatie actief of inactief maken. In het actiecentrum kunt u een selectie maken op de status van de classificatie. Voor meer informatie, zie Persoonsgegevens selecties / acties.

Tabblad Condities

Categorie

Selecteer de categorie voor deze classificatie. U kunt classificaties aanmaken voor de volgende categorieën:

• Contactpersoon
• Relatie
• Medewerker

Type

Hier kunt u het type selecteren. De beschikbare types zijn afhankelijk van de categorie:

• Voor de categorie Contactpersoon zijn geen types beschikbaar.
• Voor de categorie Relatie zijn de volgende types beschikbaar: Zakenrelatie, Bank, Klant, Lead, Prospect, Dealer, Leverancier, Suspect
• Voor de categorie Medewerker zijn de volgende types beschikbaar: Sollicitant, Gedetacheerde, Medewerker, Student, Tijdelijk

Bij het wijzigen van de categorie of het type wordt een waarschuwingsmelding getoond. Wanneer u doorgaat worden de koppelingen op het tabblad Persoonsgegevens verwijderd.

Automatisch koppelen

Hiermee kunt u aangeven of bij het aanmaken van nieuwe medewerkers, contactpersonen of relaties deze automatisch gekoppeld moeten worden aan een persoonsgegevens classificaties. Het systeem kijkt bij het aanmaken van een medewerker, contactpersoon of relatie of er persoonsgegevens classificaties zijn met de status Actief waarbij de optie Automatisch koppelen is aangevinkt, en waarbij de Categorie en het Type overeenkomen met de medewerker, contactpersoon of relatie die wordt aangemaakt. Als dat zo is dan worden de betreffende persoonsgegevens classificaties automatisch gekoppeld aan de betreffende medewerker, contactpersoon of relatie.

Er is bijvoorbeeld een persoonsgegevens classificatie aanwezig voor de categorie Medewerker, het type Gedetacheerde en de status Actief, waarbij de optie Automatisch koppelen is aangevinkt. Bij het aanmaken van een nieuwe gedetacheerde wordt de persoonsgegevens classificatie automatisch gekoppeld aan deze gedetacheerde.

Wanneer er een persoonsgegevens classificatie is gekoppeld aan een medewerker, contactpersoon of relatie en u wijzigt het type van deze medewerker, contactpersoon of relatie, wordt de volgende melding getoond: "Gekoppeld aan Persoonsgegevens classificaties. Als u doorgaat worden deze koppelingen verwijderd. Wilt u doorgaan?".

Als u kiest voor Nee, wordt het type van de medewerker, contactpersoon of relatie niet aangepast en worden er geen persoonsgegevens classificatie ontkoppeld. Als u kiest voor Ja, wordt het type aangepast en worden de persoonsgegevens classificaties ontkoppeld. Tevens wordt er wordt gecontroleerd of er actieve persoonsgegevens classificaties zijn waarbij de optie Automatisch koppelen is aangevinkt en die overeenkomen met het nieuwe type. Als dat zo is dan worden deze persoonsgegevens classificaties gekoppeld aan de betreffende medewerker, contactpersoon of relatie.

Gebeurtenis

Hier kunt u een gebeurtenis selecteren. De beschikbare gebeurtenissen zijn afhankelijk van het geselecteerde type:

• Inactieve status (alle categorieën) - Dit heeft betrekking op de status Non-Actief.
• Contract beëindigd (alleen bij medewerkers)

Bewaartermijn na gebeurtenis / Tijdschaal

Bij Bewaartermijn na gebeurtenis kunt u aangeven hoe lang de gegevens na een bepaalde gebeurtenis bewaard dienen te blijven.

Bij het veld Tijdsschaal kunt u aangeven of dit een aantal Dagen, Maanden of Jaren betreft.

Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven dat de gegevens van een medewerker nog 60 dagen bewaard dienen te blijven nadat de status van de medewerker op inactief is gezet. Dit betekent dat de bewaartermijn van de betreffende medewerker is verstreken nadat er 60 dagen zijn verstreken na het inactief maken van de medewerker.

Tabblad Persoonsgegevens

Sectie Anonimiseren / Verwijderen

In deze sectie kunt u aangeven en bekijken welke stamgegevens geanonimiseerd moeten worden en welke documenten en activiteiten verwijderd dienen te worden.
Wanneer er nog geen selectie is gemaakt kunt u dit zien aan het rode kruis op de knop Selecteren. Wanneer er reeds een selectie is gemaakt kunt u dit zien aan het groene vinkje op de knop Selecteren. Wanneer u vervolgens op de knop klikt kunt u zien welke stamgegevens, documenttypes en activiteitensoorten er geselecteerd zijn. Tevens kunt u stamgegevens, documenttypes en activiteiten soorten selecteren of deselecteren.

Stamgegevens

Hier kunt u de velden selecteren die u wilt anonimiseren. Bij het verwerken in het actiecentrum worden alle geselecteerde velden geanonimiseerd. Voor meer informatie, zie Persoonsgegevens selecties / acties.
Door op de knop Selecteren te klikken opent u een nieuw venster waarin u de gewenste velden kunt selecteren. De beschikbare velden zijn afhankelijk van de categorie die u op het tabblad Condities heeft geselecteerd.

Documenten

Hier kunt u een selectie maken op documenttypes. De documenttypes die u hier selecteert, bepalen welke documenten worden verwijderd. Bij het verwerken in het actiecentrum worden alle documenten die aan de betreffende persoon zijn gekoppeld en van de geselecteerde types zijn, verwijderd uit uw administratie. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven dat u bij het anonimiseren van een medewerker tevens alle documenten van het type 'CV', die aan de medewerker zijn gekoppeld, wilt verwijderen. Voor meer informatie, zie Persoonsgegevens selecties / acties.

Activiteiten

Hier kunt u een selectie maken op activiteitensoorten. De activiteitensoorten die u hier selecteert, bepalen welke activiteiten worden verwijderd. Bij het verwerken in het actiecentrum worden alle activiteiten die aan de betreffende persoon zijn gekoppeld en van de geselecteerde activiteitensoorten zijn, verwijderd uit uw administratie. Voor meer informatie, zie Persoonsgegevens selecties / acties.

Opmerking: Activiteiten zijn alleen van toepassing wanneer SC2223 Exact Compact CRM in uw licentie aanwezig is.

Sectie Koppeling

In deze sectie kunt u aangeven en bekijken welke personen er aan deze classificatie zijn gekoppeld. 
Wanneer er nog geen selectie is gemaakt kunt u dit zien aan het rode kruis op de knop Selecteren. Wanneer er reeds een selectie is gemaakt kunt u dit zien aan het groene vinkje op de knop Selecteren. Wanneer u vervolgens op de knop klikt kunt u zien welke personen er geselecteerd zijn. Tevens kunt u personen selecteren of deselecteren.

Personen

Hier kunt u aangeven welke personen u wilt koppelen aan deze classificatie. De personen die u kunt selecteren zijn afhankelijk van de Categorie en Type die u op het tabblad Condities heeft geselecteerd.

U kunt meerdere classificaties koppelen een één persoon, en u kunt meerdere personen koppelen aan één classificatie.

Bewaren

Met deze knop kunt u de persoonsgegevens classificatie opslaan.

Nieuw

Met deze knop kunt u een nieuwe persoonsgegevens classificatie aanmaken.

Sluiten

Met deze knop sluit u dit scherm.