Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en Exact Compact - functionaliteit
Voor een algemeen overzicht over Algemene Verordening Gegevensbescherming
(AVG) en Exact Compact, zie
Algemene Verordening Gegevensbescherming en Compact. Hieronder vindt u
een overzicht van de functies in de programmatuur die u hiervoor kunt gebruiken:
Persoonsgegevens afschermen
Via rollen kunt u de persoonsgegevens afschermen en bepalen welke gebruikers
deze informatie mogen bekijken. U kunt de rollen aan de medewerkers koppelen op
het tabblad Rechten bij het onderhoud van de medewerkers in menupad Salaris ?
Personeel ? Onderhouden, of Systeem ? Medewerker ? Medewerker. Voor meer
informatie, zie
Rollen
in Exact Compact.
Nieuwe functionaliteit voor het anonimiseren van de persoonsgegevens
Vanaf product update 415SP6 is er functionaliteit geïntroduceerd
voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze functionaliteit geeft u
de mogelijkheid om persoonsgegevens classificaties aan te maken en deze te
koppelen aan de persoonsgegevens (contactpersonen, relaties, medewerkers). In
deze classificaties kunt u informatie opnemen over de relevante
types/categorieën in uw administratie, een gebeurtenis definiëren die aangeeft
wanneer het niet meer nodig is om een entiteit in uw systeem te hebben
(bijvoorbeeld een lead wordt niet gepromoveerd naar suspect, een sollicitant
wordt niet aangenomen, etc), een bewaartermijn opgeven en
definiëren welke documenttypes, activiteitensoorten en verzoektypes ook verwijderd dienen te worden wanneer de persoonsgegevens verwijderd dienen te worden.
Op basis van deze classificatie kunt u vervolgens rapporteren en de
persoonsgegevens beheren in een actie center, dat informatie biedt over de
gebeurtenissen, welke entiteiten dienen te worden verwijderd, en welke
persoonsgegevens u van die entiteiten heeft.
In onderstaand overzicht ziet u welke functionaliteit vanaf welke product
update/service pack beschikbaar is.
|
Alles uitklappen |
Alles inklappen
|
Product update |
|
Algemeen |
|
|
Persoonsgegevens classificaties aanmaken |
415SP6 |
|
U kunt persoonsgegevens classificaties aanmaken en hierin een
gebeurtenis definiëren die aangeeft wanneer het niet meer nodig is
om een entiteit in uw systeem te hebben en een bewaartermijn
opgeven. Verder kunt u definiëren welke velden met persoonsgegevens
geanonimiseerd moeten worden en aangeven welke documenttypes en
verzoektypes verwijderd dienen te worden wanneer de
persoonsgegevens verwijderd dienen te worden. Voor meer informatie
zie
Persoonsgegevens classificaties onderhouden. |
|
|
Actiecentrum |
415SP6 |
|
Er is een actiecentrum beschikbaar waarin u per medewerker,
contactpersoon of relatie kunt zien of de gebeurtenis heeft
plaatsgevonden, de bewaartermijn is verstreken en wat de
voorgestelde actie is. Voor meer informatie, zie
Persoonsgegevens selecties / acties.
|
|
|
Automatisch koppelen |
416SP3 |
|
In de persoonsgegevens classificaties kunt u aangeven of u nieuwe medewerkers,
contactpersonen of relaties automatisch wilt koppelen aan een persoonsgegevens
classificatie. Voor meer informatie, zie
Persoonsgegevens classificaties aanmaken en onderhouden.
|
|
|
Tabblad Persoonsgegevens classificaties |
416 |
|
Bij het onderhoud van de medewerkers, relaties en contactpersonen
beschikt u over het tabblad Persoonsgegevens classificaties. Op dit tabblad kunt u bekijken welke persoonsgegevens classificaties zijn
gekoppeld aan de betreffende medewerker, relatie en contactpersoon en kunt u de classificaties koppelen of ontkoppelen.
|
|
|
Rapportage |
|
|
Word merge |
416 |
|
Middels Word merge kunt u de gegevens van de geselecteerde personen
afdrukken als Microsoft Word document. Hiervoor kunt u zelf een
lay-out aanmaken om te bepalen welke gegevens u wilt afdrukken.
Voor meer informatie,
zie
Persoonsgegevens selecties / acties - details. |
|
|
Exporteren naar Excel |
416 |
|
Via de export functie kunt u de gegevens vanaf uw scherm
exporteren naar Microsoft Excel.
Voor meer informatie,
zie
Persoonsgegevens selecties / acties - details.
|
|
|
Acties |
|
|
Anonimiseren via het actiecentrum
|
415SP7 |
|
Via het actiecentrum kunt u de vooraf gedefinieerde velden van de
personen anonimiseren en de documenten en activiteiten, van de vooraf gedefinieerde documenttypes en
activiteitensoorten verwijderen.
Voor meer informatie,
zie
Persoonsgegevens selecties / acties - details. |
|
Reeds aanwezige functionaliteit voor het verwijderen, anonimiseren of
samenvoegen van de records met persoonsgegevens
Naast bovengenoemde functionaliteit voor de Algemene Verordening
Gegevensbescherming is het in de huidige en eerdere product updates mogelijk om
gegevens te verwijderen, anonimiseren of samenvoegen
Voor meer informatie over hoe u de gegevens in Exact Compact kunt
verwijderen, anonimiseren of samenvoegen kunt u onderstaande links raadplegen.
Opmerking:
- Stamgegevens, die zijn gebruikt in transacties kunnen niet
worden verwijderd.
- Houd er rekening mee dat met onderstaande functionaliteit niet alle
persoonsgegevens in de gerelateerde tabellen (zoals inkoophistorie, logs, etc.)
opgeschoond worden.
|
Alles uitklappen |
Alles inklappen
|
|
|
Verwijderen stamgegevens
|
|
|
|
Handmatig verwijderen contactpersonen |
|
|
Contactpersonen verwijderen (Exact Compact CRM)
- Ga naar menu CRM ? Relaties ? Contactpersonen en open de
contactpersoon.
- Selecteer de contactpersoon die u wilt verwijderen.
- Klik op het Verwijderen pictogram aan de linkerzijde.
Voor meer informatie, zie
Contactpersonen onderhouden.
Opmerking:
- De hoofdcontactpersoon kunt u niet verwijderen. U dient dan
eerst een andere contactpersoon hoofd contactpersoon te maken.
- In een licentie zonder Exact Compact CRM heeft u slechts één
contactpersoon per relatie, en kunt u deze niet afzonderlijk
verwijderen.
|
|
|
|
Handmatig verwijderen relaties |
|
|
Relaties verwijderen
- Ga naar menu CRM ? Relaties ? relaties onderhouden (of in een
licentie zonder Exact Compact CRM, Ga naar menu Compact ?
Debiteuren/Crediteuren ? Onderhouden).
- Selecteer de relatie/debiteur/crediteur en klik op
Verwijderen.
Voor meer informatie, zie
Debiteuren onderhouden en
Crediteuren onderhouden.
|
|
|
|
Relaties in bulk verwijderen |
|
|
Relaties in bulk verwijderen
Om relaties in bulk te verwijderen:
- Ga naar menu Systeem ? Controles ? Opschonen ? Stamgegevens
verwijderen.
- Selecteer de tabel Cicmpy, en klik op Selecteren.
- Selecteer de relaties die u wilt verwijderen en klik op
Selecteren.
- In de bevestigingsmelding klikt u op Ja op alles.
Voor meer informatie, zie
Stamgegevens selecteren en verwijderen.
|
|
|
|
Handmatig verwijderen medewerkers |
|
|
Medewerkers verwijderen
- Ga naar menu Salaris ? Personeel ? Onderhouden, of Systeem ?
Medewerker ? Medewerkers.
- Selecteer de medewerker en klik op Verwijderen.
Voor meer informatie, zie
Medewerkers onderhouden (Exact Compact Salaris) en
Medewerkers onderhouden.
|
|
|
|
Medewerkers in bulk verwijderen |
|
|
Medewerkers in bulk verwijderen
Om medewerkers in bulk te verwijderen
- Ga naar menu Systeem ? Controles ? Opschonen ? Stamgegevens
verwijderen.
- Selecteer de tabel Humres, en klik op Selecteren.
- Selecteer de medewerkers die u wilt verwijderen en klik op
Selecteren.
- In de bevestigingsmelding klikt u op Ja op alles.
Voor meer informatie, zie
Stamgegevens selecteren en verwijderen.
|
|
|
| Stamgegevens anonimiseren |
|
|
|
Handmatig anonimiseren contactpersonen |
|
|
Contactpersonen anonimiseren (Exact Compact CRM)
- Ga naar menu CRM ? Relaties ? Contactpersonen en open de
contactpersoon
- Selecteer de contactpersoon die u wilt aanpassen en klik op het
Bewerken pictogram aan de linkerzijde.
- Wijzig alle velden die persoonsgegevens bevatten.
- Klik op Bewaren.
Voor meer informatie, zie
Contactpersonen aanmaken en onderhouden.
Contactpersonen anonimiseren (zonder Exact Compact CRM)
- Ga naar menu Compact ? Debiteuren/Crediteuren ? Onderhouden,
open de debiteur/crediteur en open het tabblad Tabblad).
- Wijzig de velden in de sectie Contact.
- Klik op Bewaren.
Voor meer informatie, zie
Aanmaken en onderhouden debiteuren en
Aanmaken en wijzigen crediteuren.
|
|
|
|
Handmatig anonimiseren relaties |
|
|
Relaties anonimiseren
- Ga naar menu CRM ? Relaties ? relaties onderhouden (of in een
licentie zonder Exact Compact CRM, Ga naar menu Compact ?
Debiteuren/Crediteuren ? Onderhouden).
- Selecteer de relatie/debiteur/crediteur en klik op Open.
- Wijzig alle velden die persoonsgegevens bevatten.
- Klik op Bewaren.
Voor meer informatie, zie
Relaties aanmaken en onderhouden,
Aanmaken en onderhouden debiteuren en
Aanmaken en wijzigen crediteuren.
|
|
|
|
Handmatig anonimiseren medewerkers |
|
|
Medewerkers anonimiseren
- Ga naar menu Salaris ? Personeel ? Onderhouden, of Systeem ?
Medewerker ? Medewerkers.
- Selecteer de medewerker en klik op Open.
- Wijzig alle velden die persoonsgegevens bevatten.
- Klik op Bewaren.
Medewerkers onderhouden (Exact Compact Salaris) en
Medewerkers onderhouden.
|
|
|
| Stamgegevens samenvoegen |
|
|
|
Handmatig samenvoegen relaties |
|
|
Relaties samenvoegen
Om een relatie samen te voegen met een dummy relatie, dient u eerst
een dummy relatie aan te maken.
- Om een dummy debiteur aan te maken gaat u naar Compact ?
Debiteuren ? Onderhouden. Om een dummy crediteur aan te maken gaat u
naar Compact ? Crediteuren ? Onderhouden
- Klik op Nieuw.
- Vul alle verplichte velden en klik op Bewaren.
De relaties samenvoegen.
- Om een debiteur samen te voegen gaat u naar Compact ? Debiteuren
? Onderhouden. Om een crediteur samen te voegen gaat u naar Compact
? Crediteuren ? Onderhouden
- Selecteer de relatie die u wilt samenvoegen en klik op
Vernummer.
- In het vernummer scherm selecteert u de oorspronkelijke relatie
bij Relatie, en de dummy relatie bij Samenvoegen.
- Klik op Start.
- Zorg er voor dat er geen informatie van de oorspronkelijke
relatie is geselecteerd.
- Klik op Ja.
Voor meer informatie, zie
Debiteuren onderhouden en
Crediteuren onderhouden.
|
|
|
|
Handmatig samenvoegen contactpersonen |
|
|
Contactpersonen samenvoegen
Het is niet mogelijk om afzonderlijke contactpersonen samen te voegen.
Wanneer u bijvoorbeeld bij één relatie, twee contactpersonen heeft, kunt
u deze niet samenvoegen tot één contactpersoon. Bij het samenvoegen van
relaties is het echter wel mogelijk om de contactpersonen samen te
voegen. Wanneer u relaties samenvoegt, kunt u aangeven welke
contactpersonen u wilt behouden. De contactpersonen die u selecteert,
zijn dan na het samenvoegen aanwezig bij de relatie. De contactpersonen
die u niet heeft geselecteerd zijn dan niet meer aanwezig. Zie voor meer
informatie de uitleg bij het samenvoegen van relaties. |
|
|
| Documenten |
|
|
|
Handmatig verwijderen documenten |
|
|
Documenten verwijderen
- Ga naar menu Compact ? Boekingen ? Documenten (of in een
licentie met Exact Compact CRM, ga naar menu CRM ? Invoer ?
Documenten)
- Selecteer het document en klik op de knop Selecteren.
- Klik op Verwijderen.
Voor meer informatie, zie
Selectiescherm documentbeheer.
|
|
|
|
Documenten in bulk verwijderen |
|
|
Documenten in bulk verwijderen
- Ga naar menu Compact ? Boekingen ? Documenten (of in een
licentie met Exact Compact CRM, ga naar menu CRM ? Invoer ?
Documenten).
- Selecteer de documenten en klik op de knop Selecteren.
- Klik op Verwijderen.
Voor meer informatie, zie
Selectiescherm documentbeheer.
|
|
|
|
Handmatig anonimiseren documenten |
|
|
Documenten anonimiseren
- Ga naar menu Compact ? Boekingen ? Documenten (of in een
licentie met Exact Compact CRM, ga naar menu CRM ? Invoer ?
Documenten)
- Selecteer het document en klik op de knop Selecteren.
- Verwijder de persoonsgegevens.
- Open het tabblad Bijlage en open het gekoppelde bestand.
- Verwijder de persoonsgegevens uit het gekoppelde bestand.
- Sla het bestand op.
- Koppel het bestand aan het document.
- Klik op Bewaren.
Voor meer informatie, zie
Selectiescherm documentbeheer.
|
|
|
| Verzoeken/Activiteiten |
|
|
|
Handmatig verwijderen verzoeken/activiteiten |
|
|
Verzoeken/activiteiten verwijderen (Exact Compact CRM)
- Ga naar menu CRM ? Invoer ? Activiteiten.
- Selecteer de activiteit.
- Klik op Verwijderen.
Voor meer informatie, zie
Activiteiten aanmaken en onderhouden.
|
|
|
|
Handmatig anonimiseren verzoeken/activiteiten |
|
|
Verzoeken/activiteiten anonimiseren (Exact Compact CRM)
- Ga naar menu CRM ? Invoer ? Activiteiten.
- Selecteer de activiteit.
- Klik op Open.
- Verwijder de persoonsgegevens.
- Klik op Bewaren.
Voor meer informatie, zie
Activiteiten aanmaken en onderhouden.
|
|
|
Meer informatie
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Support - On-line help |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
28.303.733 |
| Assortment: |
Exact Compact+
|
Date: |
05-07-2018 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |