U kunt facturen op twee manieren afdrukken. In de eerste plaats kunt u een factuur afdrukken nadat u deze heeft ingevoerd. Dit doet u door op de knop 'Afdrukken' op de werkbalk te klikken nadat u de laatste regel van de factuur heeft ingevoerd. Deze knop is alleen actief als u een factuurregel volledig heeft ingevoerd en de cursor op een nieuwe lege regel staat. U kunt de factuur ook afdrukken door te klikken op de knop 'Afdrukken' onder aan het scherm.
De verwerking van de facturen vindt direct plaats bij het definitief afdrukken van de facturen. Hierbij worden journaalposten aangemaakt in E-Account. U hoeft dus verder niets te journaliseren.
Opmerking: u kunt op deze manier ook vaste facturen afdrukken.
De informatie in dit document is van toepassing op productupdate 507 en hoger. Als u een oudere versie hebt, zijn bepaalde functies die hier worden beschreven niet van toepassing.
U kunt hier aangeven of u proeffacturen dan wel definitieve facturen wilt afdrukken. Een proeffactuur kunt u gebruiken om te kijken of de facturen er naar wens uit zien. Bij het definitief afdrukken wordt de factuur definitief afgedrukt en wordt er een mutatie aangemaakt waarbij een openstaande post wordt gecreëerd bij de debiteur. Wanneer u een factuur definitief heeft afgedrukt kunt u dat niet meer ongedaan maken.
U kunt hier aangeven of de uitvoer afgedrukt dient te worden op de printer of per e-mail verstuurd dient te worden. Let op: Of er bij het mailen van de factuur tevens een factuur wordt afgedrukt op de printer is afhankelijk van de instelling ´Afdrukken layout bij e-mail´ in de factuurinstellingen.
Wanneer u de optie 'Op basis van relatie' selecteert wordt de factureringsmethode gebruikt die u bij het onderhoud van de relatie op het tabblad 'Financieel' heeft geselecteerd.
Hier kunt u de printer selecteren die u wilt gebruiken voor het definitief afdrukken van de facturen.
Afhankelijk van welke optie u heeft geselecteerd bij 'Opbrengst: Datum' in de factuurinstellingen, kunt u hier aangeven welke factuurdatum op de factuur dient te worden afgedrukt. Standaard staat hier de datum van vandaag. Deze datum is bepalend voor de verdere verwerking naar de financiële administratie. Heeft u gekozen voor tijdens invoer zult u de factuurdatum niet kunnen aanpassen, daar de opbrengst reeds is geboekt op de invoerdatum van de factuur.
De rapportagedatum kan gebruikt worden om aan te geven wanneer een factuur is ingevoerd, ook kunt u de rapportagedatum gebruiken in verschillende financiële overzichten(bijvoorbeeld [Financieel, Invoer, Verslagen, Te verwerken]). Standaard is deze gevuld met de factuurdatum.
De vervaldatum wordt normaliter bepaald door de bij het aanmaken van de factuur gehanteerde betalingsconditie. In dit veld kunt u deze vervaldatum indien gewenst aanpassen.
Bij het veld 'Lay-out' kunt u de gewenste lay-out voor de af te drukken facturen selecteren. Deze lay-out kunt u aanmaken via de documentinstellingen. Wanneer u werkt met verzamellay-outs beschikt u hier over het veld 'Verzamellay-out' waar u een verzamellay-out kunt selecteren die u wilt gebruiken.
Dit veld is alleen aanwezig wanneer u in de documentinstellingen bij 'Bijlages opslaan als' de optie 'PDF' heeft geselecteerd en wanneer u niet met verzamellay-outs werkt. Dit veld is alleen van toepassing wanneer u bij 'Uitvoer' de optie 'E-mail' heeft geselecteerd. In dit veld kunt u de lay-out van het begeleidend schrijven koppelen dat als tekst in de e-mail wordt geplaatst. Standaard wordt het begeleidend schrijven gebruikt dat u aan de geselecteerde lay-out heeft gekoppeld. Dit veld is alleen wijzigbaar wanneer op het tabblad 'Geavanceerd' de optie 'Debiteurenlay-out-koppelingen' is uitgevinkt.
Vervolgens kiest u de gewenste opties op de overige tabbladen.
U kunt hier aangeven hoe u de af te drukken facturen wilt selecteren. U kunt kiezen uit 'Factuur', 'Order' of 'Debiteur'. Afhankelijk van de door u gekozen methode, krijgt u een aantal selectievelden te zien. Als u de optie 'Selectief' aanvinkt, worden extra selectievelden zichtbaar (zie hieronder). De belangrijkste velden worden hier beschreven. Door de optie 'Selectief aan te vinken heeft u ook de mogelijkheid zelf te bepalen in welke volgorde de facturen moeten worden afgedrukt. Door middel van dubbelklikken op de kolomnaam kunt u de facturen rangschikken op bijvoorbeeld ordernummer, factuurnummer en volgnummer. U kunt ook kolommen toevoegen waardoor u bijvoorbeeld ook facturen kunt rangschikken op postcode wat erg handig kan zijn voor het versturen van facturen met de post.
Afhankelijk van welke selectiemethode u selecteert heeft u verschillende selectiemogelijkheden, wanneer u kiest voor 'Factuur' dan kunt u een selectie maken op de factuurcode, bij 'Order' op de selectiecode en bij 'Debiteur' kunt u een selectie maken op debiteur. Verder zijn de volgende selectiemogelijkheden aanwezig:
Selecteer hier desgewenst het magazijn waarvoor u de facturen wenst af te drukken.
Met deze optie kunt u een selectie maken op de soort factuur die u wilt afdrukken. U kunt een selectie maken op 'Verkoopfactuur', 'Directe factuur', 'Creditnota', 'Projectfactuur' of 'Provisiefactuur'.
Met deze optie kunt u een selectie maken op de verzendmethode van de relatie. Alleen de facturen voor de relaties waarbij deze verzendmethode is geselecteerd, worden getoond.
Met deze optie kunt u een selectie maken op een specifieke factuurcode.
Hier kunt u een selectie maken op facturen met een bepaalde 'Uw ref.'
Met de optie kunt u een selectie maken op een volgnummer of een reeks volgnummers.
Debiteur Selecteer hier indien gewenst een enkel debiteurnummer
Selecteer indien gewenst een relatietype uit E-CRM.
Als u gebruikmaakt van verschillende valuta's in uw facturen, kunt u deze als criterium opgeven.
Als een factuur een bepaalde omschrijving heeft, kunt u deze hier opgeven.
Als u hier een betalingswijze selecteert, worden de facturen voor die betalingswijze weergegeven.
Deze knop is alleen aanwezig wanneer de optie 'Selectief' is uitgevinkt. Als u hierop klikt, kunt u zien hoeveel facturen aan de criteria voldoen.
Deze knop is alleen aanwezig wanneer de optie 'Selectief' is aangevinkt. Nadat u de selectiecriteria heeft aangepast kunt u middels deze knop de facturen zoeken.
Deze knop is alleen aanwezig wanneer de optie 'Selectief' is aangevinkt. Met deze knop kunt u de filtercriteria tonen of verbergen. Door het verbergen van de filtercriteria beschikt u over meer ruimte om de gewenste facturen te selecteren. Wanneer u de filtercriteria heeft verborgen kunt u aan het groene vinkje met de tekst "In gebruik" zien of het filter in gebruik is.
Met deze knop kunt u de filtercriteria wissen.
Wanneer de optie 'Selectief' is aangevinkt kunt u onderin het scherm de facturen selecteren die u wenst af te drukken/verwerken. U kunt meerdere facturen selecteren via de CTRL-toets of de SHIFT-toets en de linker muisknop.
De velden op dit tabblad zijn alleen actief bij het verwerken van een definitieve factuur en wanneer u bij 'Uitvoer' de optie 'Op basis van relatie' of 'E-mail' heeft geselecteerd.
De optie Begeleidend schrijven wordt geselecteerd als u Begeleidend schrijven hebt geselecteerd bij Verkoopfactuur onder het gedeelte E-mailinstellingen bij Systeem > Algemeen > Instellingen > Documentinstellingen. De optie E-mail template wordt geselecteerd als u E-mail template hebt geselecteerd bij Verkoopfactuur onder het gedeelte E-mailinstellingen onder Systeem > Algemeen > Instellingen > Documentinstellingen.
Opmerking: Dit veld kan niet worden bewerkt.
Type of selecteer een begeleidende brief voor de factuur.
Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar als u de optie Definitief selecteert bij Verwerken en E-mail als Uitvoer in de sectie Verwerken. U moet ook de optie Begeleidend schrijven selecteren bij Verkoopfactuur onder het gedeelte E-mailinstellingen bij Systeem > Algemeen > Instellingen > Documentinstellingen.
Typ of selecteer een e-mail template dat u wilt gebruiken wanneer u de factuur naar de ontvanger e-mailt.
Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar als u de optie Definitief selecteert bij Verwerken en E-mail als Uitvoer in de sectie Verwerken. U moet ook de optie E-mail template selecteren bij Verkoopfactuur onder het gedeelte E-mailinstellingen bij Systeem > Algemeen > Instellingen > Documentinstellingen. U kunt de e-mail template maken bij Verkoopfactuur via Systeem > Algemeen > Instellingen > Documentinstellingen.
U kunt hier aangeven naar welk e-mailadres de factuur moet worden gestuurd. Dit veld kunt u alleen invullen als u bij 'Verwerken' de opties 'Definitief' en 'E-mail' heeft aangevinkt. Daarnaast dient op het tabblad 'Algemeen' bij ''Selectiemethode' de optie 'Selectief' aangevinkt te zijn. Standaard wordt hier het e-mailadres van de contactpersoon van de factuurdebiteur (veld 'Factuur voor' in de factuur) voorgesteld. Dit betreft het e-mail adres van de contactpersoon die aan het factuuradres is gekoppeld, van de geselecteerde factuur (tabblad 'Algemeen', in de sectie 'Zoeken'). Meestal is dit de hoofdcontactpersoon. U kunt dit aanpassen of e-mailadressen toevoegen (gescheiden door een punt komma). Voor meer informatie, zie Wanneer wordt welk e-mail adres gebruikt?.
Opmerking: Dit veld kan niet worden bewerkt en toont Meerdere records als u meerdere records hebt geselecteerd.
Typ het e-mailadres van een ontvanger om een kopie van de factuur naar die persoon te sturen. Om een kopie van de factuur naar meer dan één ontvanger te sturen, typt u een puntkomma (;) na elk e-mailadres dat u toevoegt.
Opmerking: Dit veld kan niet worden bewerkt als u meerdere records hebt geselecteerd.
Typ het e-mailadres van een ontvanger om een blinde kopie van de factuur naar die persoon te sturen. Om een blinde kopie van de factuur naar meer dan één ontvanger te sturen, typt u een puntkomma (;) na elk e-mailadres dat u toevoegt.
Hier kunt u aangeven welke referentie van de factuur u in het onderwerp van de e-mail wilt opnemen. Vervolgens kunt u bij het veld 'Onderwerp' de gewenste omschrijving voor het onderwerp van de e-mail. Het onderwerp van de e-mail bestaat dan uit het opgegeven onderwerp, met daarachter de geselecteerde referentie. In dit veld heeft u de keuze uit de volgende opties:
Hier kunt u het onderwerp van de e-mail ingeven. het onderwerp van de e-mail zal standaard gevolgd worden door het referentienummer van de factuur dat u bij het veld 'Onderwerp: Inclusief' heeft geselecteerd.
Naast de standaardomschrijving die geplaatst kan worden in de onderwerpsregel, kunt u hier nog een extra omschrijving ingeven ter verduidelijking voor de te versturen e-mail. Deze omschrijving wordt onderaan de e-mail getoond.
Deze optie is alleen actief wanneer u bij het veld 'Uitvoer' de optie 'E-mail' heeft geselecteerd. Hier kunt u aangeven of u het een XML bestand van de factuur wilt meesturen als bijlage. Uw klant kan deze bijlage vervolgens importeren in zijn/haar systeem. Afhankelijk van het land van de debiteur is dit XML bestand opgemaakt volgens een bepaald formaat:
Dit betreft algemene formaten die zijn ontwikkeld door overheden/instanties. Exact Globe Next biedt de mogelijkheid om met deze formaten te werken, maar heeft verder geen invloed op het formaat zelf. Meer informatie over deze formaten kunt u vinden op Internet of bij de betreffende instanties.
Schakel dit selectievakje in om alle bijlagen op te nemen die zijn gekoppeld aan verkoopfacturen die naar uw klanten worden gemaild.
Klik op het bijlage-pictogram om de geselecteerde bijlage aan de factuur toe te voegen. Met dit pictogram kunt u meerdere documenten toevoegen voordat u de facturen verwerkt. De volgende soorten bijlagen worden ondersteund:
DOCX-bestanden kunnen via een workaround in het systeem worden toegevoegd en opgenomen in het xml-bestand. Omdat de mimecodestandaarden van Peppol het DOCX-formaat niet officieel ondersteunen, worden deze bestanden tijdens de verzending verwerkt met behulp van het ODS-mime-type.
Opmerking: Dit pictogram wordt weergegeven als de optie Op basis van relatie is geselecteerd bij Uitvoer in de sectie Verwerken.
Vink dit selectievakje aan om de ondersteunde bijlagen op te nemen in het xml-bestand van de factuur die via Peppol wordt verzonden. Deze documenten zijn na het importeren van de ontvangen e-factuur direct toegankelijk in het systeem van de ontvanger. Dit selectievakje is standaard niet aangevinkt.
Opmerking: Dit selectievakje is alleen beschikbaar bij Factuur > Invoer > Afdrukken / Verwerken.
Als u vrije tekstregels wilt afdrukken, vinkt u dit vakje aan. Vrije tekstregels kunt u bijvoorbeeld gebruiken voor feestdagen of om aanbiedingen aan te kondigen.
Hier kunt u drie tekstregels invoeren die u op de factuur wilt afdrukken.
Hier geeft u aan of alleen gefiatteerde facturen als proeffactuur mogen worden afgedrukt. De optie is alleen beschikbaar wanneer u bij de factuurinstellingen de optie 'Facturen fiatteren' heeft aangevinkt.
Als bepaalde facturen zijn geblokkeerd (bijvoorbeeld omdat het bedrijf op rand van faillissement verkeert) en u deze optie markeert, wordt er geen waarschuwingsmelding getoond.
Als u een zelfgedefinieerde lay-out heeft gekoppeld (via Debiteuren onderhouden of Lay-outs koppelen aan talen) die u wilt gebruiken voor het afdrukken, vinkt u dit vakje aan.
Het is mogelijk om factuurregels met dezelfde eigenschappen verdicht weer te geven op de factuur. Hiertoe dient in het onderhoud van lay-outs wel het veld 'Aantal (verdicht) toegevoegd te worden aan de factuurlay-out. De basis voor het verdichten kunt u hier selecteren. U kunt verdichten op basis van:
Voor de eerste vijf opties geldt dat alleen verdicht kan worden als de te verdichten factuurregels op de volgende punten overeenkomen:
Als u kiest voor de optie 'Omschrijving' gelden de volgende voorwaarden:
Bepaalde informatie kan niet simpelweg worden opgeteld of gemiddeld (BTW-code bijvoorbeeld). Het verdichten op 'Omschrijving' wordt om deze reden beperkt tot de volgende velden op de lay-out in het artikelblok en het tekstregelblok: Serienummer (veld serie-/batchnummers in het artikelblok en het tekstregelblok) Aantal (verdichten) Gewijzigde omschrijving (veld 'Gewijzigd' in het artikelblok en het tekstregelblok) Bedrag exclusief korting exclusief BTW Bedrag exclusief korting inclusief BTW Bedrag inclusief korting exclusief BTW Bedrag inclusief korting inclusief BTW Kortingsbedrag BTW-bedrag Dit betekent dat de onderstaande velden niet altijd relevante en juiste gegevens tonen op de factuur:
Bepaalde informatie kan niet simpelweg worden opgeteld of gemiddeld (BTW-code bijvoorbeeld). Het verdichten op 'Omschrijving' wordt om deze reden beperkt tot de volgende velden op de lay-out in het artikelblok en het tekstregelblok:
Dit betekent dat de onderstaande velden niet altijd relevante en juiste gegevens tonen op de factuur:
BTW-code BTW-percentage Kortingspercentage Prijs Aantal Artikelcode Omschrijving Werknemer Project Ordernummer Serienummer Extra artikelomschrijving Lange omschrijving Gewijzigd (Gewijzigde artikelomschrijving) Intrastat informatie Prijsafspraak informatie
Het verdichten van factuurregels heeft geen gevolgen voor de aangemaakte boeking in de financiële administratie. Deze boeking wordt per factuurregel aangemaakt.
Hier kunt u het dagboek voor verkopen opgeven voor het afdrukken van facturen. Dit dagboek wordt gebruikt voor het aanmaken van de journaalposten bij. Standaard wordt het dagboek voorgesteld dat u in de sectie 'Dagboek' van de grootboekinstellingen bij het veld 'Verkoopfactuur' heeft ingevuld. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer de factuurinstelling 'Factuurcode dagboek koppeling' is uitgevinkt.
Hier kunt u het dagboek voor kasregistraties opgeven voor het afdrukken van facturen. Dit dagboek wordt gebruikt voor het aanmaken van de journaalposten bij het verwerken van directe (credit) facturen en POS facturen. Standaard wordt het dagboek voorgesteld dat u in de sectie 'Dagboek' van de grootboekinstellingen bij het veld 'Kasboek (POS/Directe facturen)' heeft ingevuld. Dit is van toepassing op directe facturen en POS facturen die zijn gekoppeld aan een betalingsconditie waarbij 'Kas' als betalingswijze is opgegeven.
Hier kunt u het dagboek voor het memoriaal opgeven voor het afdrukken van facturen. Dit dagboek wordt gebruikt voor het aanmaken van de journaalposten. Standaard wordt het dagboek voorgesteld dat u in de sectie 'Dagboek' van de grootboekinstellingen bij het veld 'Artikelmutaties' heeft ingevuld. Dit is van toepassing op directe (credit) facturen waarbij de 'levering' plaats vind bij het verwerken van de factuur.
Op het tabblad Voortgang worden de resultaten getoond van het definitief afdrukken van de facturen. Als dit correct is verlopen, wordt dit per factuur getoond. Tevens worden eventuele fouten getoond met de reden.
Met deze knop kunt u voor de geselecteerde verkoopfacturen een acceptgiro afdrukken.
Met deze knop krijgt u een voorbeeld van de af te drukken verkoopfactuur.
Met deze knop drukt u de verkoopfactuur af. Afhankelijk van of u boven in het scherm bij 'Verwerken' de optie 'Proef' of 'Definitief' heeft geselecteerd wordt er een proef factuur of definitieve factuur afgedrukt. Wanneer u 'Definitief' heeft geselecteerd wordt bij het verwerken tevens een openstaande post gegenereerd bij de betreffende debiteur. Bij het afdrukken wordt er geen afdrukvoorbeeld van de factuur getoond. Een afdrukvoorbeeld kunt u opvragen middels de knop 'Voorbeeld'.
Afhankelijk van de factuurinstelling 'Factuurnummers toekennen' kan bij het afdrukken van facturen de melding "Toepassing is bezig. Probeert u het later nog eens." verschijnen. Deze melding verschijnt wanneer u de instelling heeft ingesteld op de methode 'Tijdens definitief afdrukken (single user modus)' en er op het moment van afdrukken wordt gedetecteerd dat er reeds een proces voor het afdrukken van facturen loopt. Dit kan het geval zijn wanneer een andere gebruiker facturen aan het afdrukken is. In de melding kunt u via 'Annuleren' het afdrukken van de facturen afbreken. U kunt dan op een later moment nogmaals proberen om de facturen af te drukken. U kunt in de melding ook kiezen voor 'Doorgaan'. In dat geval wordt opnieuw gecontroleerd of er nog een proces bezig is met het afdrukken van facturen. Als dat het geval is verschijnt opnieuw de melding.
Wanneer u gebruik maakt van het verwerken van facturen via ELIS verschijnt bij het verwerken van de facturen de melding "Verzonden naar achtergrondproces. U wordt genotificeerd wanneer dit gereed is.". De facturen krijgen dan de status verwerkt, maar worden nog niet afgedrukt. In de bureaublad notificatie wordt aangegeven dat de facturen zijn toegevoegd aan het achtergrondproces. Op een later tijdstip kunt u dan de facturen afdrukken via het notificaties overzicht.