One moment please...
 
 
Exact Globe+   
 

Installatie Exact Expense Management in Exact Lightweight Integration Server (ELIS)

ELIS

Introductie

Opmerking: Deze oplossing is op dit moment alléén beschikbaar voor klanten die deelnemen aan het controlled release traject voor deze oplossing.

Met Exact Expense Management bespaart u veel tijd op het verwerken van declaraties. De oplossing integreert uw Exact Globe+ administratie met de mobiele app waarin uw medewerkers de declaraties kunnen indienen.

Uitleg

Voorwaarden

Om gebruik te kunnen maken van deze oplossing dient aan het volgende te worden voldaan::

  • Exact Lightweight Integration Server (ELIS) is geïnstalleerd. Voor meer informatie, zie Installatie Exact Lightweight Integration Server (ELIS).
  • De Exact Globe+ producten en clients zijn geïnstalleerd. Voor meer informatie, zie Producten en clients installeren voor Exact Lightweight Integration Server (ELIS).
  • U heeft een geldige Exact Globe+ licentie.
  • U heeft een geldig Exact Expense Management account.
  • De gebruiker beschikt over administratorrechten in Exact Expense Management.
  • De Exact Globe+ administratie waarvoor de synchronisatie uitgevoerd moet worden, dient aangemaakt te zijn in Exact Expense Management.
  • Iedere Exact Globe+ administratie is gekoppeld aan een aparte Exact Expense Management administratie.
  • U dient per Exact Globe+ administratie een aparte Exact Expense Management configuratie in ELIS aan te maken.

Het installeren en configureren van de Exact Expense Management oplossing

Nadat u het Exact Globe+ product en client binnen ELIS heeft gedefinieerd dient u de oplossing te installeren. Een oplossing zorgt voor de afhandeling van de gegevens. Een oplossing in ELIS is bijvoorbeeld Exact Expense Management, die ervoor zorgt dat nieuw aangemaakte en gewijzigde gegevens worden gesynchroniseerd tussen de Exact Globe+ administraties en  Exact Expense Management.

Om de Exact Expense Management oplossing in ELIS te installeren voert u het volgende uit:

  1. Open het ELIS management console.
  2. Maak verbinding met de server
  3. In het ELIS management console selecteert u Console en vervolgens Check for updates.
  4. In de sectie Check for updates ziet u vervolgens een overzicht van de beschikbare oplossingen.
  5. Selecteer Exact Expense Management.
  6. Aan de rechterzijde van het scherm ziet u welke versies van deze oplossing beschikbaar zijn.
  7. Klik op Install in de kolom Action van de versie die u wilt installeren om deze te installeren. In de kolom Supported product(s) kunt u zien op welke producten de versie van toepassing is. Wanneer u bijvoorbeeld werkt met product update 418 van Exact Globe+, dan klikt u op Install bij de versie waarbij dit product update nummer vermeld wordt. Tevens ziet u dat in het linkerpaneel het Exact Expense Management product wordt getoond.

Het configureren van Exact Expense Management

  1. Nu dient u de Exact Expense Management te configureren. Klik hiervoor op Exact Expense Management in de sectie Products in het linkerpaneel.
  2. Aan de rechterzijde van het scherm klikt u op Add.
  3. In dit scherm definieert u het volgende:
    • Base address -  Geef de url van de Exact Expense Management omgeving op.
    • User name - Geef de gebruikersnaam op van de gebruiker die rechten heeft pp de Exact Expense Management web services.
    • Password - Geef het wachtwoord van deze gebruiker op.
  4. Klik vervolgens op Connect en daarna op Save.
  5. Klik nu in het linkerpaneel op Exact Expense Management op de sectie Solutions.
  6. Aan de rechterzijde van het scherm klikt u op Add.
  7. In dit scherm dient u de clients te selecteren die u wilt gebruiken in deze oplossing. U selecteert hier de client voor Exact Expense Management en client voor de Exact Globe+ administratie.
  8. Klik dan op Next.

    In dit scherm geeft u een naam en een omschrijving op voor de oplossing.
    Verder definieert u de volgende velden:
    • Company ID - Geef hier de administratie ID op van de administratie uit Exact Expense Management.
    • Export format ID - Geef hier de ID van het Globe exportformaat uit Exact Expense Management op. Deze kunt u in Exact Expense Management vinden in menupad Instellingen ➔ Exporteren ➔ Exportformaten.
    • Item Group SRXP Categories - Selecteer de artikelgroep uit Exact Globe+ om aan te geven welke artikelen van Exact Globe+ naar Exact Expense Management gesynchroniseerd moeten worden. Alléén de artikelen van deze artikelgroep worden gesynchroniseerd.
    • Description Language - Selecteer de taal van de omschrijving die gesynchroniseerd moet worden. Dit betreft de talen die in de sectie Omschrijvingen in zoekvensters in menupad Systeem ➔ Algemeen ➔ Instellingen ➔ Algemene-instellingen in Exact Globe+ zijn geselecteerd. Description 1, is de eerste taal uit Exact Globe+, Description 2, is de tweede taal uit Exact Globe+, etc. Dit is van toepassing op de omschrijvingen van artikelen, kostenplaatsen, btw-codes en betalingscondities).
    • Schedule: repeat task every - Selecteer hier hoe vaak de synchronisatie moet worden uitgevoerd.
    • Time - Selecteer hier het tijdstip waarop de synchronisatie uitgevoerd moet worden.
      Dit schema wordt gebruikt voor het synchroniseren van de gegevens tussen Exact Expense Management en de Exact Globe+ administratie.
  9. Vervolgens vinkt u de optie Activate now aan om de oplossing te activeren, en klikt op Save. Er wordt nu een melding getoond dat de configuratie wordt opgeslagen en geactiveerd. Klik op Yes om verder te gaan. Voor meer informatie over het activeren en deactiveren van oplossingen, zie Het activeren en deactiveren van oplossingen in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) en Oplossingen installeren in Exact Lightweight Integration Server (ELIS).

Welke gegevens worden gesynchroniseerd? 

De volgende gegevens worden gesynchroniseerd. In deze paragraaf kunt u hier meer over lezen.

  • Administratiegegevens
  • Kostenplaatsen
  • Artikelen
  • Btw-codes
  • Betalingscondities
  • Boekingen

De boekingen worden gesynchroniseerd van Exact Expense Management naar Exact Globe+, en de hieronder genoemde stamgegevens worden gesynchroniseerd van Exat Globe+ naar Exact Expense Management.

Administratiegegevens

Exact Globe (Systeem ➔ Algemeen ➔ Instellingen ➔ Administratie-instellingen)

Exact Expense Management (Instellingen ➔ Bedrijfsaccount ➔ Bedrijfsinformatie)

Bedrijfsnaam

Bedrijfsnaam

Adresregel 1

Straat

Postcode

Postcode

Woonplaats

Plaats

Landcode

Land

Opmerkingen:

  • Alleen het bijwerken van de administratiegegevens van Exact Globe+ naar Exact Expense Management wordt ondersteund.
  • Het aanmaken of verwijderen van de administratiegegevens in Exact Expense Management vanuit Exact Globe+ wordt niet ondersteund.

Kostenplaatsen

Exact Globe

Exact Expense Management (Instellingen ➔ Gebruikersinstellingen ➔ Vestigingen)

Kostenplaats

Code

Omschrijving / Vreemde talen
* Slechts één omschrijving wordt gesynchroniseerd naar Exact Expense Management

Vestiging*

Opmerkingen:

  • Wanneer de omschrijving voor de geselecteerde description language in de ELIS configuratie niet aanwezig is in Exact Globe+ worden de kostenplaatsen niet gesynchroniseerd naar Exact Expense Management en wordt er een foutmelding getoond in ELIS Integration status.
  • Er wordt geen wijziging doorgevoerd in kostenplaatsen in Exact Expense Management wanneer de kostenplaatsen in Exact Globe+ worden vernummerd. Pas wanneer de kostenplaats daarna wordt gewijzigd wordt de wijziging doorgevoerd.
  • Bij het inactief maken van de kostenplaats in Exact Globe+, wordt de vestiging in Exact Expense Management verwijderd.

Artikelen  

Exact Globe

Exact Expense Management (Instellingen ➔ Declaratie instellingen ➔ Categorieën)

Artikelcode

Categorie

Omschrijving / Vreemde talen
* Slechts één omschrijving wordt gesynchroniseerd naar Exact Expense Management

Omschrijving

Status

Actief

Grootboekrekening: Kostprijs verkopen

Code

NA

Geldig voor

  • Bij het aanmaken van een nieuw artikel is de standaardwaarde 'Bon'.
  • Bij het bijwerken van een bestaand artikel dat al van Exact Globe+ naar Exact Expense Management is gesynchroniseerd, wordt de huidige waarde in dit veld niet aangepast.

Opmerkingen:

  • Er wordt geen wijziging doorgevoerd in artikelen in Exact Expense Management wanneer de artikelen in Exact Globe+ worden vernummerd. Pas wanneer het artikel daarna wordt gewijzigd wordt de wijziging doorgevoerd.
  • De artikelgroep in het artikelonderhoud dient hetzelfde te zijn als de artikelgroep in de ELIS configuratie. Wanneer deze afwijkt wordt het artikel niet gesynchroniseerd naar Exact Expense Management.
  • Dit is alleen noodzakelijk wanneer u wilt dat er een artikel wordt opgenomen in de inkoopboeking. Wanneer u geen artikel wilt opnemen in de inkoopboeking is het voldoende om een categorie aan te maken in Exact Expense management zo lang de grootboekrekening maar bestaat in Exact Globe+.

Artikelstatus in Exact Globe

Artikelstatus in Exact Expense Management

Non-actief

Verwijderd

Geblokkeerd

Verwijderd

Vervallen

Verwijderd

Toekomstig

Verwijderd

Opmerking: Wanneer de status van het artikel wordt aangepast naar Actief, wordt een nieuwe categorie aangemaakt in Exact Expense Management.

 BTW codes

Exact Globe

Exact Expense Management (Instellingen ➔ Declaratie instellingen ➔ BTW percentages)

BTW-code

Code

Omschrijving / Vreemde talen
** Slechts één omschrijving wordt gesynchroniseerd naar Exact Expense Management

Omschrijving

Percentage

Percentage

Opmerkingen:

  • Er wordt geen wijziging doorgevoerd in btw-codes in Exact Expense Management wanneer de btw-codes in Exact Globe+ worden vernummerd of worden aangepast via de btw-conversie. Pas wanneer de btw-code daarna wordt gewijzigd wordt de wijziging doorgevoerd.
  • Alleen btw-codes met het btw-type Inclusief wordt gesynchroniseerd naar Exact Expense Management.
  • BTW-codes met 3 decimalen of meer, worden afgerond naar btw-codes met 2 decimalen in Exact Expense Management.

Betalingscondities

Exact Globe

Exact Expense Management (Instellingen ➔ Declaratie instellingen ➔ Betaalmethoden)

Betalingsconditie

Code

Omschrijving / Vreemde talen
* Slechts één omschrijving wordt gesynchroniseerd naar Exact Expense Management

Omschrijving

Betalingswijze
* Wanneer er meerdere betalingstermijnen zijn selecteert het systeem de betalingswijze van de eerste termijn

Betaalmethode

NA

Vergoedingstype

  • Bij het aanmaken van een nieuwe betaalmethode is de standaardwaarde 'Te ontvangen'
  • Bij het bijwerken van een bestaande betalingsconditie die al van Exact Globe+ naar Exact Expense Management is gesynchroniseerd, wordt de huidige waarde in dit veld niet aangepast.

Opmerkingen:

  • Er wordt geen wijziging doorgevoerd in betalingscondities in Exact Expense Management wanneer de betalingscondities in Exact Globe+ worden vernummerd. Pas wanneer de betalingsconditie daarna wordt gewijzigd wordt de wijziging doorgevoerd.
  • De synchronisatie van de betalingscondities wordt pas uitgevoerd wanneer in het onderhoud van de betalingsconditie op Bewaren wordt geklikt (en niet in het detail scherm bij het onderhoud van de betalingsconditie).

Boekingen

De volgende velden van Exact Expense Management [Indienen ➔ Nieuwe declaratie] worden als inkoopboeking naar Exact Globe+ gesynchroniseerd:

Exact Expense Management - Formuliervelden

Exact Expense Management - Waarde

Exact Globe+

Dagboek

Dagboeknummer inkoopdagboek Exact Globe+

Dbk.

Eerste Datumveld

Een datumveld naar keuze.

Bij voorkeur gelijk aan tweede datumveld ter voorkoming van balanceerregels (zie document 07.040.949 voor een toelichting over balanceerregels)

Rapportagedatum in de kopregel van de boeking en alleen de BTW regels in de boeking

Tweede Datumveld Een datumveld naar keuze Datum in de kopregel van boeking
Omschrijving

SRXP **Smart**string

EC SRXP {{report.account.firstname}} {{report.account.surname}}

Bijvoorbeeld:
SRXP First Name = Marc
SRXP Last Name = Sanders
EC SRXP Marc Sanders

Omschrijving in de kopregel van de inkoopboeking
Project Declaratie (hoofd) projectcode Project in de kopregel van de inkoopboeking
Kostenplaats Declarant vestigingscode

Beheer ➔ Gebruikersbeheer ➔ Gebruikers ➔ <betreffende gebruiker>
Kostenplaats in de kopregel van de inkoopboeking
Kostendrager Declarant vrij veld of categorie vrij veld

Beheer ➔ Gebruikersbeheer ➔ Gebruikers ➔ <betreffende gebruiker>

Beheer ➔ Declaratie instellingen ➔ Categorieën ➔ <betreffende categorie>
Kostendrager in de kopregel van de inkoopboeking
Debet bedrag Export valuta

Declaratie ➔ Bedrag
Debet bedrag in de kopregel van de inkoopboeking
Bedrag credit Export valuta

Declaratie ➔ Bedrag
Credit bedrag in de kopregel van de inkoopboeking
Valuta

Export valuta

Declaratie ➔ Valuta

Val. in de kopregel van de inkoopboeking.

Wordt altijd in EUR geëxporteerd naar Exact Globe+ met de juiste koers. De koers is gebaseerd op de koers uit Exact Expense Management.

Exact Expense Management - Declaratievelden

Exact Expense Management - Waarde

Exact Globe+

Datum

Een datumveld naar keuze

Datum en Rapportage datum

Indien de datums in de regels ongelijk zijn aan elkaar of ongelijk aan de kopregel van de inkoopboeking. Zal Exact Globe+ hier automatisch zogenaamde balanceerregels voor aanmaken om de boeking op datum in evenwicht te krijgen (zie document 07.040.949 voor een toelichting over balanceerregels). De rekening die hiervoor wordt gebruikt is de reserveringsrekening uit de grootboekinstellingen

Valuta

Export valuta

Declaratie ➔ Valuta

Wordt altijd in EUR geëxporteerd naar Exact Globe+ met de juiste koers. De koers is gebaseerd op de koers uit Exact Expense Management.

Kostenplaats Declarant vestigingscode

Beheer ➔ Gebruikersbeheer ➔ Gebruikers ➔ <betreffende gebruiker>
Kostenplaats in de regels van de inkoopboeking
Kostendrager Declarant vrij veld of categorie vrij veld

Beheer ➔ Gebruikersbeheer ➔ Gebruikers ➔ <betreffende gebruiker>

Beheer ➔ Declaratie instellingen ➔ Categorieën ➔ <betreffende categorie>
Kostendrager in de regels van de inkoopboeking
Referentie

'SRXP+FormulierID+Declaratie betaalmethode

Bijvoorbeeld:
Declaratiemethode=Reiskosten
FormulierID = 4586
SRXP4586-timesheet

Uw referentie in de kopregel van de inkoopboeking

 

Omschrijving Declaratie omschrijving Omschrijving in de regels van de inkoopboeking
Grootboek

Declaratie categorie code

Beheer ➔ Declaratie instellingen ➔ Categorieën ➔ <betreffende categorie> ➔ Code

Rekening in de regels van de inkoopboeking

Crediteur code

Declarant Personeels/crediteurnummer

Beheer ➔ Gebruikersbeheer ➔ Gebruikers ➔ <betreffende gebruiker> ➔ Personeels/crediteurnummer

Crediteur (crediteurnummer van de medewerker in Exact Globe+)

Crediteur code ‘geen vergoeding’ of ‘te betalen’ Betaalmethode vrijveld1

Beheer ➔ Declaratie instellingen ➔ Betaalmethoden ➔ vrijveld1
Crediteur (crediteurnummer van creditkaart maatschappij in Exact Globe+)
Medewerker Declarant Personeels/crediteurnummer

Indien het medewerkernummer in Exact Globe+ ongelijk is aan het crediteurnummer van de medewerker in Exact Globe+. Dient een van de vrije velden in het onderhoud van de medewerker in Exact Expense Management gebruikt te worden voor het medewerkernummer.

Beheer ➔ Gebruikersbeheer ➔ Gebruikers ➔ <betreffende gebruiker>
Medewerker (medewerkernummer van de medewerker in Exact Globe+)
Betaalmethode code

Declaratie betaalmethode code

Bc (betalingsconditie in de kopregel van de inkoopboeking)

Debet bedrag Declaratie bedrag incl. (export valuta) Bedrag in de regels van de inkoopboeking
BTW code

Declaratie bedrag BTW code

BTW (btw-code in de regels van de inkoopboeking)

-

(Declaratie ➔ Bedrag) - (Declaratie ➔ BTW bedrag)

BTW-grondslag in de regels van de inkoopboeking

Item code

Declaratie categorie naam

Beheer ➔ Declaratie instellingen ➔ Categorieën ➔ <betreffende categorie>

Art.code in de regels van de inkoopboeking

Item omschrijving Declaratie categorie naam

Beheer ➔ Declaratie instellingen ➔ Categorieën ➔ <betreffende categorie>
Artikel - Omschrijving in de regels van de inkoopboeking

Vrij veld 1

Declaratie valuta  

Vrij veld 2

Declaratie betaalmethode code  

Vrij veld 5

Declaratie ID  

Opmerkingen:

  • Om ervoor te kunnen zorgen dat de transacties gesynchroniseerd kunnen worden , dient er een export formaat aanwezig te zijn in Exact Expense Management. Er wordt een standaard exportformaat aangeleverd dat u kunt terugvinden bij Instellingen ➔ Exporteren ➔ Exportformaten ➔ Globe. Indien gewenst kunt u dit formaat aanpassen, zolang het eindresultaat een valide XML bestand blijft opleveren. Belangrijk is hierbij dat de optie Mark exported reports as 'Processed' uitgevinkt is en Vrij veld 5 is ingesteld als Declaratie ID. Voor de overige velden kan bovenstaande tabel als richtlijn worden gebruikt.
  • Wanneer er in Exact Expense Management meerdere declaraties van verschillende types zijn opgenomen in één rapport, maakt Exact Globe+ aparte inkoopfacturen aan per type.
  • Wanneer er zich een fout voordoet bij de synchronisatie van de stamgegevens behouden de declaraties de status Goedgekeurd. De fout dient verholpen te worden voor dat de status kan worden aangepast naar Verwerkt. In het ELIS console kunt u de foutmelding zien.
  • Wanneer een declaratie is ingediend in een andere valuta dan EUR, wordt deze bij de synchronisatie naar Exact Globe+ omgezet naar EUR (op basis van de wisselkoers uit Exact Expense Management.
  • Wanneer een declaratie betrekking heeft op niet-aftrekbare btw, wordt bij de synchronisatie een inkoopfactuur in Exact Globe+ aangemaakt met een normale btw-regel.
  • Wanneer een declaratie is ingediend met een negatief bedrag, wordt in Exact Globe+ een boeking met een negatief bedrag aangemaakt. Wanneer het meer dan één declaratie betreft, bepaalt het netto totaal van de declaraties het type van de inkoopfactuur in Exact Globe+ (Inkoopfactuur of credit inkoopfactuur).
  • Wanneer een declaratie is ingediend met btw maar er in de Exact Globe+ administratie geen btw wordt gebruikt, wordt de boeking zonder btw-bedrag aangemaakt in Exact Globe+.

Bij het heropenen van goedgekeurde declaraties die al succesvol zijn gesynchroniseerd naar Exact Globe+ geldt het volgende:

  • Wanneer de inkoopfactuur in Exact Globe+ is aangepast en nog niet is verwerkt, kan Exact Expense Managment de declaratie herzien en afkeuren en vervolgens opnieuw indienen en goedkeuren. Tijdens de synchronisatie wordt de inkoopfactuur in Exact Globe+ dan opnieuw aangemaakt met hetzelfde boekstuknummer.
  • Wanneer de inkoopfactuur in Exact Globe+ is vervallen, kan Exact Expense Management de declaratie herzien en afkeuren en vervolgens opnieuw indienen en goedkeuren. Tijdens de synchronisatie wordt de inkoopfactuur in Exact Globe+ dan opnieuw aangemaakt met hetzelfde boekstuknummer. De vervallen boeking blijft in Exact Globe+ aanwezig.
  • De inkoopfactuur in Exact Globe+ wordt niet bijgewerkt bij het heropenen en opnieuw indienen van declaraties wanneer de betaling voor de factuur is verwerkt, de btw-aangifte is gedaan, of de factuur is verwerkt.
  • Het artikelveld is optioneel en dient alleen te worden gevuld wanneer er een artikelcode in de inkoopboeking opgenomen dient te worden.

Exact Globe+ stamgegevens migreren naar Exact Expense Management

Door het installeren van de Exact Expense Management oplossing zorgt u ervoor dat nieuw aangemaakte en gewijzigde gegevens worden gesynchroniseerd. Voor het synchroniseren van de reeds bestaande gegevens kunt u vanaf product update 420SP4 en 419SP11 gebruik maken van de synchronisatie in de algemene instellingen van de Exact Globe+ administratie.

In de sectie Exact Expense Management van de algemene instellingen kunt u aangeven of bepaalde stamgegevens gesynchroniseerd moeten worden. Tevens kunt u per stamgegeven een filter definiëren om verder te specificeren welke gegevens moeten worden gesynchroniseerd.

Door de betreffende optie aan te vinken geeft u aan dat u de betreffende stamgegevens wilt synchroniseren. Middels het veld Filter kunt u een selectie maken welke stamgegevens worden gesynchroniseerd. Met het pictogram start u de synchronisatie.

U kunt u een selectie maken middels een SQL selectie op de tabel en de kolom. Deze mag maximaal uit 255 karakters bestaan.

Voorbeeld: Alleen kostenplaatsen waarvan de code begint met 001 moeten worden gesynchroniseerd: kstpl.kstplcode like '001%'

Na het opgeven van een filter dient u eerst op Bewaren te klikken voordat het pictogram actief wordt.

Wanneer u geen filtercriteria opgeeft worden worden de stamgegevens op basis van de standaard criteria gesynchroniseerd. Voor meer informatie, zie Welke gegevens worden gesynchroniseerd?.

Met het pictogram start u de synchronisatie. Wanneer u tijdens het synchronisatieproces de instellingen sluit wordt de synchronisatie gestopt. Bij het opnieuw openen van de instellingen wordt de synchronisatie niet hervat, maar dient u weer op het pictogram te klikken om de synchronisatie opnieuw te starten. Tijdens het synchroniseren is het pictogram niet actief. Zodra de synchronisatie gereed is wordt het pictogram weer actief.  

De installatie en het gebruik van de mobiele app

Download de app via Google Play of de App store:

Inloggen in de app

Nadat u de app heeft geïnstalleerd dient u in te loggen. U kunt inloggen via uw e-mailadres en Exact Expense Management wachtwoord, via een QR code of via de Single Sign on code van uw bedrijf.

Om declaraties in te dienen moeten de bonnen zijn toegevoegd aan een formulier. U kunt meerdere declaraties aanmaken, en vervolgens het formulier met die declaraties indienen.

Het indienen van bon declaraties via de app

  1. Open de app.
  2. De inbox wordt getoond.
  3. Klik op + om een nieuwe bon declaratie in te dienen.
  4. Kies voor foto maken of uitkiezen, en maak een foto van de bon of kies er een uit de galerij.
  5. Geef de datum op.
  6. Selecteer een categorie.
  7. Vul het bedrag in.
  8. Pas eventueel het btw-percentage aan.
  9. Kies voor Opslaan.
  10. De declaratie staat nu in de inbox.
  11. Voeg eventueel nog meerdere declaraties toe.
  12. Nadat alle declaraties zijn toegevoegd dient u het formulier in te dienen.
  13. Ga naar het rapporten overzicht. Hier worden de details van de rapporten getoond.
  14. Klik rechtsboven op het pictogram om het rapport in te dienen.
  15. U ziet nu wie de declaraties moet goedkeuren.
  16. Klik rechtsboven op het pictogram om het in te dienen.

Het indienen van KM declaraties via de app

  1. Open de ap.
  2. De inbox wordt getoond.
  3. Klik op + om een nieuwe KM declaratie in te dienen.
  4. Pas de route aan, kies de beginlocatie en de eindlocatie.
  5. Geef aan of u de route retour heeft gedaan.
  6. Selecteer de categorie.
  7. U ziet nu de afstand en het bedrag dat wordt vergoed.
  8. Geef een omschrijving op.
  9. Na het opslaan, wordt de declaratie in de inbox getoond.
  10. Voeg eventueel nog meerdere declaraties toe.
  11. Nadat alle declaraties zijn toegevoegd dient u het formulier in te dienen.
  12. Ga naar het rapporten overzicht. Hier worden de details van de rapporten getoond.
  13. Klik rechtsboven op het pictogram om het rapport in te dienen.
  14. U ziet nu wie de declaraties moet goedkeuren.
  15. Klik rechtsboven op het pictogram om het in te dienen.

Het goedkeuren van declaraties via de app

  1. Open app en ga naar Bezig.
  2. Hier staan de formulieren met status de status Ingediend.
  3. Open een formulier om de declaraties te bekijken. Indien alles correct is klikt u op Accordeer voor IOS of op   voor Android.
  4. Ziet u al fouten in het formulier? Klik dan op Reject voor IOS en op voor Android. Vergeet geen motivatie mee te geven.
  5. Om meer details te bekijken klikt u op een declaratieregel om deze te openen.
  6. Wanneer de declaratie correct is, swipe dan naar rechts. Wanneer een declaratie niet correct is, swipe dan naar links. Wanneer u twijfelt over een declaratie, swipe dan omhoog.
  7. Om nog meer details te bekijken klikt u op More.  
  8. Als u alle declaraties naar rechts heeft geswiped, keurt u het formulier goed. Wanneer u één of meerdere declaratie(s) naar links heeft geswiped, dan keurt u het hele formulier af. Om een formulier af te keuren dient u een motivatie op te geven.
  9. Om de al eerder goedgekeurde formulieren te bekijken kunt u op Geschiedenis klikken.

Het gebruik van de portal

Het indienen van bon declaraties via de portal

  1. Log in op de portal.
  2. De inbox wordt getoond.
  3. Klik op Nieuwe declaratie.
  4. Kies Bon.
  5. Selecteer de afbeelding van de bon.
  6. Selecteer een categorie.
  7. Geef het bedrag op.
  8. Selecteer de betaalmethode.
  9. Kies voor Opslaan.
  10. De declaratie staat nu in de inbox.
  11. Voeg eventueel nog meerdere declaraties toe.
  12. Klik op Indienen om deze in te dienen.

Het indienen van KM declaraties via de portal

  1. Log in op de portal.
  2. De inbox wordt getoond.
  3. Klik op Nieuwe declaratie.
  4. Kies Kilometers.
  5. Pas de route aan, kies de beginlocatie en de eindlocatie.
  6. Geef aan of u de route retour heeft gedaan.
  7. U ziet nu de afstand en het bedrag dat wordt vergoed.
  8. Kies voor Opslaan.
  9. De declaratie staat nu in de inbox.
  10. Voeg eventueel nog meerdere declaraties toe.
  11. Klik op Indienen om deze in te dienen.

Het goedkeuren van declaraties via de portal

  1. Log in op de portal.
  2. Ga naar het formulieren overzicht.
  3. Loop door de declaraties om te kijken of alle declaraties volledig en correct zijn.
  4. Met de knop Accorderen keurt u het formulier goed. Met de knop Afkeuren keurt u het formulier af. Bij het afkeuren dient u een motivatie op te geven.

Let op: U keurt altijd het volledige formulier af en niet één declaratie.

 

Gerelateerde onderwerpen

     
 Main Category: Attachments & notes  Document Type: Online help main
 Category:  Security  level: All - 0
 Sub category:  Document ID: 29.203.634
 Assortment:  Date: 26-08-2021
 Release: 419  Attachment:
 Disclaimer