One moment please...
 
 
Exact Globe+   
 

Het automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Rabobank

Introductie

In Exact Globe Next kunt u gebruik maken van elektronisch bankieren en kunt u afschriften van verschillende banken importeren, waaronder die van de Rabobank. U kunt de afschriften uit het pakket van uw bank exporteren en vervolgens in Exact Globe Next importeren. Daarnaast kunt u de betaalbestanden vanuit Exact Globe Next exporteren en deze weer in uw bankpakket importeren.

Naast het op deze wijze uitwisselen van de bankbestanden biedt Exact Globe Next ook de mogelijkheid om de bankbestanden voor de Rabobank automatisch uit te wisselen met een minimale tussenkomst van de gebruiker. U kunt middels Exact Globe Next de bankbestanden automatisch uitwisselen met de Rabobank. Bij het verwerken van een betaling of incasso in Exact Globe Next wordt er dan geen bestand aangemaakt op uw harde schijf dat u vervolgens in het bankpakket dient te importeren. Het bankbestand wordt nu direct naar de Rabobank verstuurd. Het zelfde geldt bij het importeren van afschriften. Exact Globe Next leest de afschriften rechtstreeks van de Rabobank.

Om gebruik te maken van deze mogelijkheid dient u te beschikken over een digitale brievenbus. Via Exact Globe Next kunt u het registratieproces opstarten en hiermee een gebruikersnaam en wachtwoord voor de digitale brievenbus aanvragen.

Uitleg


In dit document wordt het automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Rabobank besproken. Dit document bestaat uit de volgende onderdelen:


Inrichten Rabobank koppeling
Om gebruik te kunnen maken van het automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Rabobank dient u een aantal zaken in te rechten. In het volgende stappenplan vindt u een overzicht van de stappen die u dient te doorlopen: Stappenplan inrichten Rabobank koppeling.

Het importeren van afschriften
Bij het importeren van afschriften kunt u middels de optie 'Methode' aangeven of u de afschriften handmatig of via de digitale brievenbus wilt importeren. Om de afschriften via de digitale brievenbus te importeren selecteert u hier de optie 'Digitale brievenbus'. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer:

  • U een betaalmiddel heeft voor de Rabobank.
  • De optie 'Elektronisch bankieren via de digitale postbus' in de administratie-instellingen is aangevinkt.
  • Bij het onderhoud van de crediteur die aan het Rabobank betaalmiddel is gekoppeld dient het veld 'Digitale brievenbus' op het tabblad 'Financieel' te zijn gevuld.

Nadat u op 'Actualiseren' heeft geklikt worden de afschriften die in de digitale brievenbus die u in de administratie-instellingen heeft gedefinieerd aanwezig zijn getoond. De bankbestanden die worden getoond voldoen aan de volgende criteria:

  • Alleen de bankbestanden die betrekking hebben op de betreffende administratie worden opgehaald en getoond.
  • Alleen de bankbestanden voor betaalmiddelen waarbij de bankkoppeling 'Transacties' is geactiveerd worden opgehaald en getoond. Dit kunt u controleren in de sectie 'Integratie Elektronisch Bankieren' bij het onderhoud van het betaalmiddel.

Bij het actualiseren wordt tevens voor de aanwezige betaalmiddelen een replicatie uitgevoerd. Exact Globe Next vergelijkt en repliceert de betaalmiddelen met de betaalmiddelen in de digitale brievenbus.

Om het afschrift te importeren selecteert u het afschrift en klikt op de knop 'Importeren'. Bij het importeren van de bankafschriften worden deze vanuit de digitale brievenbus geïmporteerd in Exact Globe Next. Om er voor te zorgen dat dit proces correct verloopt dient aan de volgende voorwaarden te worden voldaan:

  • Deze functionaliteit is alleen van toepassing op de Rabobank.
  • De bankkoppelingen dienen gedefinieerd te zijn voor het betaalmiddel. Dit kunt u controleren in de sectie 'Integratie Elektronisch Bankieren' bij het onderhoud van het betaalmiddel.
  • De landcode van het betaalmiddel dient NL te zijn.
  • De valutacode van het betaalmiddel dient EUR te zijn.
  • De optie 'Elektronisch bankieren via de digitale postbus' in de administratie-instellingen is aangevinkt.
  • Bij het onderhoud van de crediteur die aan het Rabobank betaalmiddel is gekoppeld dient het veld 'Digitale brievenbus' op het tabblad 'Financieel' te zijn gevuld.

Vanaf dit moment wordt tevens het toewijzen en afletteren opgestart. Dit werkt op dezelfde wijze als bij het handmatig importeren van afschriften. Het systeem controleert of de betaling/ontvangst uit het afschrift direct toegewezen aan de juiste debiteur / crediteur en afgeletterd met de juiste openstaande post.

Na het importeren van de bestanden worden deze niet langer meer getoond in de resultaten sectie van het scherm wanneer u bij 'Methode' de optie 'Digitale brievenbus' selecteert. De geïmporteerde records worden getoond in de resultaten sectie van het scherm wanneer u bij 'Methode' de optie 'Handmatig' heeft geselecteerd. U kunt hier echter geen onderscheid zien tussen de records die zijn geïmporteerd middels de optie 'Handmatig' of 'Digitale brievenbus'.

Het exporteren van betaalbestanden en incassobestanden
Het verwerken van betalingen en incasso's werkt op dezelfde wijze als bij het verwerken van betalingen en incasso's wanneer u niet werkt met het automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Rabobank. In het scherm voor het verwerken van de betalingen/incasso selecteert u de betreffende betalingen/incasso's en klikt op 'Verwerken'. In plaats van dat er een betaalbestand op uw harde schijf wordt aangemaakt wordt het bestand nu geëxporteerd naar de digitale brievenbus. Om er voor te zorgen dat dit proces correct verloopt dient aan de volgende voorwaarden te worden voldaan:

  • Deze functionaliteit is alleen van toepassing op de Rabobank.
  • De landcode van het betaalmiddel dient NL te zijn.
  • De valutacode van het betaalmiddel dient EUR te zijn.
  • De optie 'Elektronisch bankieren via de digitale postbus' in de administratie-instellingen is aangevinkt.
  • Bij het onderhoud van de crediteur die aan het Rabobank betaalmiddel is gekoppeld dient het veld 'Digitale brievenbus' op het tabblad 'Financieel' te zijn gevuld.
  • De bankkoppelingen dienen gedefinieerd te zijn voor het betaalmiddel. Dit kunt u controleren in de sectie 'Integratie Elektronisch Bankieren' bij het onderhoud van het betaalmiddel.

Bij het verwerken van de betaling controleert Exact Globe Next of er betalingen of incasso's voor de Rabobank aanwezig zijn. Wanneer dit het geval is en aan bovenstaande voorwaarden wordt voldaan wordt het bankbestand samen met een e-mailbericht aangemaakt. Exact Globe Next maakt vervolgens verbinding met de digitale brievenbus en plaatst het bankbestand en het e-mailbericht in hierin. Het e-mail bericht geef aan welke Exact Globe Next administratie de verzender is. Zodra het bankbestand succesvol in de brievenbus is geplaatst wordt er hiervan een melding getoond op het verwerkingsverslag.


Wanneer er geen verbinding tot stand kan worden gebracht met de digitale brievenbus wordt de volgende melding getoond "Er is een probleem opgetreden met de connectie. Gaat u aub verder met uploaden.".

Bij het exporteren van een betaling of incasso voor meerdere termijnen met verschillende bankrekeningen, waarvan er minimaal één betrekking heeft op een Rabobank betaalmiddel (waarbij bankkoppeling 'Betaling' of 'Incasso' in de sectie 'Integratie Elektronisch Bankieren' bij het onderhoud van het betaalmiddel actief is), wordt er geen bankbestand gegenereerd. Hierbij wordt dan de volgende melding getoond: "Meerdere: Bankrekeningen. Niet ondersteund voor elektronisch bankieren via de digitale postbus".

In verband met beperking met betrekking tot de Rabobank synchronized banking solution, ondersteunt de Exact Globe Next functionaliteit alleen het exporteren van binnenlandse EUR betalingen via de digitale brievenbus. Internationale betalingen kunnen niet worden uitgewisseld via de digitale brievenbus en dienen dan ook handmatig te worden geupload in de Rabobank internet bankieren oplossing.

Betalingen en incasso's kunnen alleen via de digitale brievenbus worden uitgewisseld met de Rabobank wanneer dit is bevestigd door de Rabobank en dit als dusdanig wordt weergegeven in de bankkoppelingen (in de sectie 'Integratie Elektronisch Bankieren') bij het onderhoud van het betaalmiddel.

Aandachtspunten

  • Het IBAN of de BIC code van het betaalmiddel dient niet te worden gewijzigd nadat u de bankkoppeling heeft aangelegd. Wanneer deze na het synchroniseren worden gewijzigd faalt de validatie en is de automatische uitwisseling niet mogelijk.

Veelgestelde vragen
 

  • Hoe vraag ik een digitale brievenbus aan?
    U kunt een digitale brievenbus aanvragen middels de knop 'Aanmelden' in de administratie-instellingen. Middels deze knop opent u de webbrowser waarin het registratieproces uitgevoerd kan worden.
  • Kan ik dezelfde brievenbus gebruiken als voor elektronisch factureren?
    Ja, wanneer u reeds een digitale brievenbus heeft aangevraagd voor elektronisch facturen kunt u deze tevens gebruiken voor het automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Rabobank. Vergeet niet om in de administratie-instellingen de optie 'Elektronisch bankieren via de digitale postbus' aan te vinken
     
  • Welk brievenbusadres moet ik invullen bij de bankcrediteur?
    Bij de crediteur die aan uw Rabobank betaalmiddel is gekoppeld dient u het adres 'AutomaticExchange@Rabobank.nl' op te geven. U kunt dit invullen bij het veld 'Digitale brievenbus' op het tabblad 'Financieel' bij het onderhoud van die crediteur.
     
  • Hoe kan ik de bankkoppelingen aanpassen?
    De bankkoppelingen die bij het onderhoud van het betaalmiddel op het tabblad 'Instellingen' in de sectie 'Integratie elektronisch bankieren' worden getoond kunt u definiëren in de Rabobank internet bankieren oplossing.
     
  • Waarom dien ik bij het bewaren van de administratie-instellingen het veld  'Inkoopboek (Elektronisch factureren)' in de grootboekinstellingen te koppelen?
    De administratie-instellingen in de sectie 'Exact Shared Cloud Services' zijn naast het automatisch uitwisselen van bestanden met de Rabobank tevens van toepassing op het elektronisch factureren. Voor de functionaliteit Elektronisch factureren is het verplicht om het 'Inkoopboek (Elektronisch factureren)' op te geven. Ook wanneer u geen gebruik maakt van elektronisch factureren dient u dit dagboek te koppelen. Het dagboek wordt dan echter niet gebruikt.
     
  • Waarom ontbreekt de optie 'Methode' in het selectiescherm bij het importeren van de afschriften?
    De optie 'Methode' is alleen aanwezig wanneer aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
     
    • U heeft een betaalmiddel voor de Rabobank.
    • De optie 'Elektronisch bankieren via de digitale postbus' in de administratie-instellingen is aangevinkt. (Tevens dienen de overige velden in deze sectie gevuld te zijn met een geldige gebruikersnaam, wachtwoord en digitale brievenbus).
    • Bij het onderhoud van de crediteur die aan het Rabobank betaalmiddel is gekoppeld dient het veld 'Digitale brievenbus' op het tabblad 'Financieel' te zijn gevuld.
       
  • Waarom zie ik bij het onderhoud van het betaalmiddel geen bankkoppelingen in de sectie 'Integratie Elektronisch Bankieren'?
    Bij het onderhoud van het betaalmiddel op het tabblad 'Instellingen' worden in de sectie 'Integratie Elektronisch Bankieren' de bankkoppelingen getoond. In deze sectie wordt informatie getoond die wordt opgehaald van de Rabobank. U kunt deze informatie niet aanpassen. De sectie toont de soort diensten (Transacties, Betalingen, Incasso) die worden ondersteund door de uitwisselingsfunctionaliteit voor het betreffende betaalmiddel. De sectie is alleen beschikbaar wanneer aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
     
    • U een betaalmiddel heeft voor de Rabobank.
    • De landcode van het betaalmiddel dient NL te zijn.
    • De valutacode van het betaalmiddel dient EUR te zijn.
    • De optie 'Elektronisch bankieren via de digitale postbus' in de administratie-instellingen is aangevinkt. (Tevens dienen de overige velden in deze sectie gevuld te zijn met een geldige gebruikersnaam, wachtwoord en digitale brievenbus).
    • Bij het onderhoud van de crediteur die aan het Rabobank betaalmiddel is gekoppeld dient het veld 'Digitale brievenbus' op het tabblad 'Financieel' te zijn gevuld.
       
  • Hoe kan ik de koppeling tussen Exact Globe Next en de Rabobank aanmaken?
    Om gegevens te kunnen uitwisselen tussen Exact Globe Next en de Rabobank dient u aan te geven welke gegevens voor welke bankrekeningen u wilt uitwisselen. Hiervoor dient u een koppeling aan te maken via de website van de Rabobank. Meer informatie over het aanmaken, onderhouden en verwijderen van deze koppeling kunt u lezen in het document: Het aanmaken, onderhouden of verwijderen van de koppeling voor het automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Rabobank.
     
  • Hoe kan ik de uitgewisselde bestanden bekijken, verzenden of wissen op de website van de Rabobank?
    Meer informatie hierover kunt u lezen in het document: Geïmporteerde bestanden bekijken, verzenden of wissen.

 

Meer informatie

     
 Main Category: Attachments & notes  Document Type: Support - On-line help
 Category:  Security  level: All - 0
 Sub category:  Document ID: 21.165.942
 Assortment:  Date: 29-01-2020
 Release: 401  Attachment:
 Disclaimer