Product Update 7.10.04: Automatisch boeken beschikbaar voor niet openstaande posten

Indien u gebruik maakt van het importeren van afschriften in Exact Financials Enterprise, heeft u middels de functie automatisch boeken de mogelijkheid om posten in het afschriftbestand automatisch af te letteren met de bijbehorende openstaande posten. Het komt echter regelmatig voor dat een post niet gelinkt is aan een openstaande post, bijvoorbeeld omdat u hiervoor geen factuur heeft ontvangen. Deze posten moesten altijd handmatig worden geboekt. Vanaf deze product update is het mogelijk om ook deze niet openstaande posten automatisch te boeken. Om gebruik te maken van deze functionaliteit dient u onderstaande stappen uit te voeren.

Scenarioboeking aanmaken

Middels een scenarioboeking geeft u aan welke boeking het systeem aan dient te maken indien u de betreffende niet openstaande post importeert. Denk bijvoorbeeld aan een maandelijkse afschrijving voor gas/ elektra. Ga naar [Finance: Grootboek, Boeken, Scenario, Invoer scenario's] om de scenarioboeking aan te maken. Geef de boeking een code en omschrijving mee en selecteer het bankdagboek waarin de boeking aangemaakt dient te worden (let op, u kunt alleen dagboeken selecteren waarbij in het onderhoud de optie 'Scenario' is geactiveerd). Voer vervolgens de boekingsregel in. Hier koppelt u de grootboekrekening en eventuele andere (analytische) waarden zoals de kostenplaats.

Uitsplitsregel aanmaken

Vervolgens dient u aan te geven in welke gevallen de aangemaakte scenarioboeking van toepassing is. Dit doet u middels het onderhoud van het bankdagboek. Ga naar [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken] en open het betreffende bankdagboek. Op het tabblad 'Bankafschriften' kunt u de zogenaamde uitsplitsregels definiëren. Kies voor de knop 'Toevoegen' om een regel toe te voegen. U kunt vervolgens een middels een bankrekeningnummer en/ of een omschrijving aangeven wanneer de scenarioboeking aangemaakt dient te worden.

• Bankrekeningnummer. Indien het bankrekeningnummer van de tegenpartij altijd dezelfde is kunt u deze opgeven.
• Omschrijving. Voer de omschrijving in zoals deze op het afschrift staat. Indien het bankrekeningnummer van de tegenpartij wisselt of niet bekend is kunt u ook alleen een omschrijving meegeven. Deze wordt vergeleken met de omschrijving in het afschriftbestand. U kunt bij de omschrijving ook gebruikmaken van * indien de precieze omschrijving niet bekend is/ elke keer anders is. In dit geval wordt niet gezocht op de precieze omschrijving, maar op het aangegeven gedeelte.
  
  Bijvoorbeeld
  Indien u in het onderhoud van het bankdagboek aangeeft bij omschrijving "Energierekening Eneco November" dan zal de post alleen automatisch geboekt worden indien de omschrijving in het afschiftbestand exact hetzelfde is. Geeft u in het onderhoud van het bankdagboek bij omschrijving aan "*Eneco*" dan wordt de post afgeletterd als ergens in de omschrijving van de post in het afschriftbestand het woord Eneco voorkomt.
  
• Scenario. Koppel hier de aangemaakte scenarioboeking.

.

Importeren bankafschrift/ automatisch boeken

Importeer het bankafschrift via [Finance: Bankieren, Bankafschriften, Importeren]. Indien gewenst kunt u direct automatisch boeken door deze optie hier aan te vinken. U kunt ook na de import automatisch boeken via [Finance: Bankieren, Bankafschriften, Automatisch boeken]. De betreffende posten worden nu automatisch geboekt zoals aangegeven in de scenarioboeking.