Voordat u met facturering in Exact Compact gaat werken dient u een aantal instellingen in te stellen. Deze instellingen zorgen ervoor dat de procesgang voor facturering automatisch verloopt.
De instellingen voor facturen kunt u wijzigen in het menu [Systeem, Algemeen, Instellingen, Factuurinstellingen]. Deze opties stellen u in staat om een groot aantal instellingen te definiëren, variërend van hoe kredietlimieten moeten worden gebruikt tot welke meldingen op het scherm dienen te verschijnen.
De instellingen voor facturen verwerken kunt u ook aanpassen in het menu [Systeem, Algemeen, Instellingen, Factuurinstellingen].
Via deze instellingen kunt u een specifiek aantal opties aangeven met betrekking tot het afdrukken van uw facturen en de verwerking daarvan naar uw financiële administratie.
Sectie Invoer
Factuurnummers toekennen
Geef aan wanneer de factuurnummers aan de facturen toegekend dienen te worden:
- Tijdens invoer (van de facturen)
Met deze keuze wordt een nummer toegekend op het moment dat een factuur wordt ingevoerd. Een nummer verkleint de kans op vergissingen. Daarnaast kan het zijn dat u de volgorde van invoer belangrijk vindt bij het factureren. Indien u regelmatig verzamelfacturen aanmaakt en u kiest voor deze optie, worden niet alle toegekende nummers uiteindelijk gebruikt. Kies dus niet voor deze optie indien u een onafgebroken reeks factuurnummers wenst te genereren.
- Tijdens proefafdruk
Deze optie wordt vaak gebruikt als de proeffactuur als archiefstuk wordt gehanteerd. Het toekennen van een nummer bij de invoer is dan niet gewenst, maar voor het archief is een unieke nummering essentieel.
- Tijdens definitief afdrukken
Middels deze optie wordt het factuurnummer toegekend bij het definitief afdrukken/verwerken van de factuur. Deze optie wordt vaak gebruikt als er veel met verzamelen van facturen wordt gewerkt. Wanneer u bijvoorbeeld twee facturen heeft en deze zouden al een nummer hebben, dan verdwijnt één van deze nummers bij het verzamelen wat een 'gat' in uw factuurnummering zou veroorzaken. Voor dit soort situaties het aan te raden om de instelling 'Tijdens definitief afdrukken' te gebruiken. Mocht u proeffacturen gebruiken voor uw archief is, dan is het niet aan te raden om deze optie te gebruiken, maar u het beste 'Tijdens proefafdruk' selecteren. Wanneer er facturen worden afgedrukt door meerdere gebruikers en u wilt voorkomen dat er gaten ontstaan in de factuurnummering is het aan te raden om de optie 'Tijdens definitief afdrukken (single user modus)' te selecteren.
- Tijdens definitief afdrukken (single user modus)
Middels deze optie kunt u net zoals bij de optie 'Tijdens definitief afdrukken' aangeven dat het het factuurnummer pas wordt toegekend op het moment dat de factuur definitief wordt afgedrukt/verwerkt. Wanneer de factuur echter niet afgedrukt kan worden omdat bijvoorbeeld niet aan alle validaties wordt voldaan, of door een andere reden, behoud deze bij de optie 'Tijdens definitief afdrukken het factuurnummer en wordt het eerstvolgende factuurnummer daarna toegekend aan de eerstvolgende factuur. Hierdoor kunnen 'gaten' ontstaan in de factuurnummering. Om dit te voorkomen kunt u de 'Tijdens definitief afdrukken (single user modus)' selecteren. Deze optie zorgt ervoor dat het niet meer mogelijk is om gelijktijdig facturen af te drukken. Dat wil zeggen dat het niet meer mogelijk is om facturen af te drukken met meerdere gebruikers tegelijkertijd. Wanneer er facturen worden afgedrukt en het systeem detecteert dat er op dat moment al andere facturen door een andere gebruiker worden afgedrukt verschijnt de melding "Toepassing is bezig. Probeert u het later nog eens." In de melding kan de gebruiker via 'Annuleren' het afdrukken van de facturen afbreken. Hij kan op een later moment nogmaals proberen om de facturen af te drukken. Hij kan in de melding ook kiezen voor 'Doorgaan'. In dat geval wordt opnieuw gecontroleerd of er nog een proces bezig is met het afdrukken van facturen. Als dat het geval is verschijnt opnieuw de melding. Omdat bij deze optie eerst het afdrukproces van de ene gebruiker afgerond dient te zijn alvorens het afdrukproces van de andere gebruiker gestart kan worden, wordt voorkomen dat er 'gaten' kunnen ontstaan in de nummering en krijgen alleen de facturen die ook daadwerkelijk succesvol zijn verwerkt een factuurnummer toegekend.
Referentie (Creditnota)
De standaardreferentie die opkomt bij het invoeren van creditfacturen.
Aantal (Standaard)
U geeft hier een standaardaantal in dat u wilt invoeren bij de facturen. Het aantal dat u hier ingeeft verschijnt als suggestie. Dit betekent dat u tijdens het invoeren van de facturen dit aantal gewoon kunt wijzigen.
Lengte artikelcode herhalen
Bij het invoeren van de volgende regel in de factuur komt het aantal gedefinieerde posities naar voren dat u hier ingegeven heeft. Indien u een reeks artikelen heeft die met de letters AB beginnen, dan zou u deze op 2 kunnen zetten. Dan hoeft u bij de invoer van de tweede regel niet de AB in te typen. Hierdoor wordt het proces van invoer verkort.
Kortingen/ opslagen
Zodra u deze optie aanzet wordt het kortingen/ opslagen scherm weergegeven als u een ingevoerde factuur afsluit. U kunt in dit scherm u eventuele korting of opslag ingeven.
Controle negatieve marge
Zet deze instelling aan als u wilt worden gewaarschuwd wanneer de nette verkoopprijs van een verkocht artikel lager is dan de vaste verrekenprijs of de gemiddelde inkoopprijs. U kunt dan beslissen of u de factuur tegen deze prijs wilt invoeren.
Sectie Afdrukken (alleen van toepassing bij een kassa administratie)
Omzetrekening
Hier geeft u aan of er voor het journaliseren van de facturen voor de omzetrekening gekeken moet worden naar de omzetrekeningen die zijn gedefinieerd in de assortimenten waartoe de betreffende artikelen behoren, of dat er gekeken moet worden naar de omzetrekening zoals die is gedefinieerd bij de desbetreffende factuurdebiteur.
Journaliseer bedragen
Met deze instelling kunt u aangeven hoe u de kortingen op aparte grootboekrekeningen wilt registreren. Wanneer u de optie 'Bruto' selecteert wordt bij het definitief afdrukken van de factuur de bruto omzet geboekt. Voor de verleende korting wordt een aparte regel aangemaakt in de boeking. Deze korting wordt geregistreerd op de kortingsrekening die u bij het onderhoud van de artikelen en artikelgroepen heeft gedefinieerd. Met de optie 'Netto' wordt het netto omzet geregistreerd en wordt geen aparte regel aangemaakt voor de korting. Het netto bedrag is immers al inclusief korting.
Wanneer u gebruik maakt van de optie 'Bruto' wordt bij het definitief afdrukken van de factuur de volgende boeking aangemaakt:
| Rekening |
Debet |
Credit |
| Debiteuren |
107,10 |
|
| BTW af te dragen |
|
17, 10 |
| Omzet |
|
100,00 |
| Kortingen |
10,00 |
|
Wanneer u gebruik maakt van de optie 'Netto' wordt bij het definitief afdrukken van de factuur de volgende boeking aangemaakt:
| Rekening |
Debet |
Credit |
| Debiteuren |
107,10 |
|
| BTW af te dragen |
|
17, 10 |
| Omzet |
|
90,00 |
De kortingen die hieronder vallen zijn:
- Kortingpercentages via het veld 'Korting' bij het debiteurenonderhoud
- Kortingpercentages gegeven via prijslijsten of prijsafspraken
- Regelkortingen (ingevoerd in de kolom 'Kort.-% (Extra)' bij het invoeren van een factuur)
- Door het systeem berekende kortingspercentages wanneer bijvoorbeeld het veld 'Nettoprijs' (bij het invoeren van een factuur) wordt aangepast.
Geblokkeerde debiteur
Indien deze optie aangevinkt is dan worden debiteuren die geblokkeerd zijn, maar waarvoor al wel facturen zijn ingevoerd, toch afgedrukt. Zet u deze optie uit dan zal er voor het afdrukken van de factuur de melding komen dat deze debiteur geblokkeerd is en dat de factuur daardoor niet afgedrukt kan worden.
Factuurcode dagboek koppeling
Indien u deze optie aanvinkt zal het factuurnummer gegenereerd worden uit het volgnummer van het dagboek dat is aangegeven in de gebruikte factuurcode. Tevens zal de factuur gejournaliseerd worden naar het verkoopdagboek dat is aangegeven in de factuurcode. Indien deze optie niet aanstaat dan wordt het factuurnummer gehaald uit de instelling factuurnummer in de instellingen van de nummers.
Afdrukken layout bij e-mail
Met deze optie kunt u aangeven of u bij het versturen van een factuur via e-mail tevens de factuur op papier wilt afdrukken. Wanneer u deze optie aanvinkt worden bij het versturen van facturen via e-mail deze ook op de printer afgedrukt. Wanneer u de optie uitvinkt worden de facturen alleen verstuurd via e-mail en niet op de printer afgedrukt. De instelling heeft betrekking op het afdrukken/verwerken van facturen en het opnieuw versturen van facturen via de factuurhistorie.
Boekingen verwerken: Tijdens definitief afdrukken
Wanneer u een verkoopfactuur definitief afdrukt wordt een verkoopboeking aangemaakt in het verkoopdagboek. Deze boeking kan niet meer bewerkt worden en dient in het verkoopboek nog verwerkt te worden om deze definitief te maken. Met deze instelling kunt u aangeven of de aangemaakte verkoopboeking meteen verwerkt dient te worden bij het definitief afdrukken van de verkoopfactuur.
Tevens wordt er dan een validatie uitgevoerd op de analytische waarden bij het definitief afdrukken van de factuur. Bij deze validatie wordt een controle uitgevoerd of de analytische waarden, zoals gedefinieerd in de sectie 'Analytisch benodigd' in het onderhoud van de grootboekrekening, zijn gevuld in de boeking. Tevens wordt de validatie op de kostenplaatsen en kostendragers uitgevoerd zoals die zijn gedefinieerd op het tabblad 'Kostenplaatsen/Kostendragers' in het onderhoud van de grootboekrekening.
Wanneer u deze optie uitvinkt wordt de aangemaakte verkoopboeking niet automatisch verwerkt en er wordt bij het afdrukken geen validatie uitgevoerd op de analytische waarde. U dient de aangemaakte verkoopboekingen handmatig te verwerken.
Wanneer u de optie aanvinkt worden de verkoopboekingen automatisch verwerkt en wordt een validatie uitgevoerd op de analytische waarden. Wanneer de validatie niet succesvol is wordt hiervan een melding getoond en wordt de factuur niet verwerkt. U dient dan te zorgen dat de benodigde gegevens in de factuur zijn gevuld.
Deze instelling is van toepassing op verkoopfacturen en creditfacturen.
Opeenvolgend: Factuurnummer en factuurdatum
Met deze instelling kunt u aangeven of het is toegestaan om facturen af te drukken waarbij de factuurdatum en het factuurnummer niet opeenvolgend zijn. Bij het afdrukken/verwerken van facturen heeft u de mogelijkheid om een 'Factuurdatum' op te geven. De factuurdatum die u opgeeft wordt dan ook toegepast op die factuur.
Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat u op 1 oktober drie facturen afdrukt met de nummers 10001, 10002 en 10003. Wanneer factuur 10002 niet afgedrukt kan worden, wordt het nummer 10002 gereserveerd voor deze factuur. Wanneer u deze factuur later afdrukt (bijvoorbeeld op 5 oktober) wordt dan ook het nummer 10002 gebruikt. In bepaalde landen zoals bijvoorbeeld Spanje, Portugal of Italië is dit niet toegestaan. Het is in deze landen verplicht dat de factuurnummers worden toegekend op volgorde van afdrukdatum. Het systeem mag niet toe staan dat bij het afdrukken van een factuur een datum geselecteerd kan worden terwijl er facturen met een hoger nummer aanwezig zijn en een eerdere datum (of facturen met een lager nummer en een latere datum).
Wanneer u deze instelling uitvinkt is bovenstaande situatie wel toegestaan en kunt u op 5 oktober de factuur met factuurnummer 10002 afdrukken. Wanneer u de instelling aanvinkt is het niet toegestaan om de factuur af te drukken en wordt de melding "Factuurnummer en datum zijn niet opeenvolgend." getoond. De datum van factuur 10002 (5 oktober) is namelijk groter dan de datum (1 oktober) van de laatste factuur (10003) en het factuurnummer van factuur 10002 is kleiner dan het factuurnummer van factuur 10003. In dat geval dient de factuur 10002 dan ook afgedrukt te worden met een eerdere datum. In dit geval 1 oktober.
Sectie Directe factuur (alleen van toepassing bij kassa administratie)
Directe factuurdebiteur
Bij de directe factuurdebiteur kunt u de standaard debiteur bij de invoer van een directe factuur
voordefiniëren.
Betalingswijze opvragen
Als u de betalingswijze van de debiteur wilt terugzien bij de invoer van een factuur vinkt u deze optie aan.
Directe factuurcode
Bij de directe factuurcode kunt u de standaard factuurcode bij de invoer van een directe factuur
voordefiniëren.
Standaard betaalmethode
Bij de standaard betaalmethode kunt u de methode van betaling voordefiniëren. U kunt kiezen uit ‘contant betaald’ of ‘op rekening betaald’.