One moment please...
 
 
Exact Globe+   
 

Persoonsgegevens selecties / acties - details

Menupad

Systeem ? HR & Beveiliging ? Persoonsgegevens ? Selecties / Acties

Introductie

In dit scherm ziet u een overzicht van de persoonsgegevens die in de administratie aanwezig zijn welke u kunnen helpen om te voldoen aan de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR).

U kunt per medewerker, contactpersoon of relatie zien of de gebeurtenis heeft plaatsgevonden, de bewaartermijn is verstreken en wat de voorgestelde actie is.

Hoe kan ik bekijken voor welke personen de gebeurtenis heeft plaatsgevonden?

  1. Selecteer de gewenste categorie bij Beeld.
  2. Klik op Actualiseren.
  3. Selecteer de classificatie en klik op Zoomen.
  4. Vink Gebeurtenis plaatsgevonden aan
  5. Klik op Actualiseren.

Hoe kan ik bekijken voor welke personen de bewaartermijn na de gebeurtenis is verstreken?

  1. Selecteer de gewenste categorie bij Beeld.
  2. Klik op Actualiseren.
  3. Selecteer de classificatie en klik op Zoomen.
  4. Vink Bewaartermijn verstreken aan
  5. Klik op Actualiseren.

Hoe kan ik zien wat de voorgestelde actie is?

  1. Selecteer de gewenste categorie bij Beeld.
  2. Klik op Actualiseren.
  3. Selecteer de classificatie en klik op Zoomen.
  4. In de kolom Voorgestelde actie kunt u zien wat de voorgestelde actie is.

Hoe kan ik bepalen of ik de gegevens voor de medewerkers, relaties of contactpersonen wil zien?

  1. Selecteer de gewenste categorie bij Beeld.
  2. Klik op Actualiseren.

Hoe kan ik de gegevens exporteren naar Microsoft Excel?

  1. Selecteer de gewenste categorie bij Beeld.
  2. Klik op Actualiseren.
  3. Selecteer de classificatie en klik op Zoomen.
  4. Selecteer de regels die u wilt exporteren.
  5. Klik op Exporteren.

Opmerking: Wanneer u geen regels selecteert, worden alle regels uit het scherm geëxporteerd.

Hoe kan ik de Word Merge lay-out aanmaken?

  1. Open de documentinstellingen in menupad Systeem ? Algemeen ? Instellingen ? Documentinstellingen.
  2. Klik in de sectie Persoonsgegevens op bij Brief: Relaties/Contactpersonen om een lay-out aan te maken voor de persoonsgegevens van de relaties en contactpersonen, of op bij Brief: Medewerkers om een lay-out aan te maken voor de persoonsgegevens van de medewerkers.
  3. Klik op Nieuw.
  4. Microsoft Word wordt geopend.
  5. Ga in Microsoft Word naar het tabblad Verzendlijsten.
  6. Klik op Samenvoegvelden invoegen.
  7. Selecteer het veld dat u wilt toevoegen.
  8. Herhaal dit voor alle velden die u wilt toevoegen.
  9. Pas het Microsoft Word document aan naar uw eigen wensen.
  10. Ga in Microsoft Word naar het tabblad Invoegtoepassingen.
  11. Selecteer Exact Globe Next ? Opslaan om het document op te slaan of Exact Globe Next ? Opslaan als om het document onder een nieuwe naam op te slaan.
  12. Geef een naam en onderwerp op voor het document.
  13. Sluit Microsoft Word.

Voor meer informatie, zie Brief opstellen of onderhouden.

Hoe kan ik de Word Merge lay-out aanpassen?

  1. Open de documentinstellingen in menupad Systeem ? Algemeen ? Instellingen ? Documentinstellingen.
  2. Klik in de sectie Persoonsgegevens op bij Brief: Relaties/Contactpersonen om een lay-out te wijzigen voor de persoonsgegevens van de relaties en contactpersonen, of op bij Brief: Medewerkers om een lay-out te wijzigen voor de persoonsgegevens van de medewerkers.
  3. Selecteer de lay-out die u wilt aanpassen.
  4. Klik op Open.
  5. Microsoft Word wordt geopend.
  6. Pas het Microsoft Word document aan naar uw eigen wensen.
  7. Ga in Microsoft Word naar het tabblad Invoegtoepassingen.
  8. Selecteer Exact Globe Next ? Opslaan om het document op te slaan of Exact Globe Next ? Opslaan als om het document onder een nieuwe naam op te slaan.
  9. Geef een naam en onderwerp op voor het document.
  10. Sluit Microsoft Word.

Voor meer informatie, zie Brief opstellen of onderhouden.

Hoe kan ik de gegevens afdrukken via Microsoft Word?

  1. Selecteer de gewenste categorie bij Beeld.
  2. Klik op Actualiseren.
  3. Selecteer de classificatie en klik op Zoomen.
  4. Selecteer de regel die u wilt afdrukken.
  5. Klik op Selecteren.
  6. Klik op Word Merge.
  7. Selecteer de gewenste lay-out en vul de andere velden in.
  8. Klik op Start.

Voor meer informatie, zie Samenvoegen via Word.

Hoe kan ik de voorgestelde actie uitvoeren?

  1. Selecteer de gewenste categorie bij Beeld.
  2. Klik op Actualiseren.
  3. Selecteer de classificatie en klik op Zoomen.
  4. Selecteer de personen waarvoor u de voorgestelde actie wilt uitvoeren en klik op Selecteren.
  5. Klik op Verwerken. Wanneer u deze functie opstart dient u een wachtwoord op te geven. Dit wachtwoord kunt u opvragen bij de supportafdeling van Exact.
  6. In het Verwerken Persoonsgegevens scherm selecteert u de optie Anonimiseren.
  7. Controleer of de personen in het scherm correct zijn.
  8. Klik op Verwerken.
  9. Er wordt een scherm getoond met informatie. Lees dit zorgvuldig door.
  10. Vink de optie Ja, ik heb de informatie zorgvuldig gelezen en ben me volledig bewust van de gevolgen van de acties die zullen worden uitgevoerd aan.
  11. Klik op Anonimiseren.
  12. Het anonimiseren wordt nu uitgevoerd. In het Verwerken Persoonsgegevens scherm, wordt in de kolom Resultaat middels de tekst Verwerkt aangegeven wanneer de actie is uitgevoerd.
  13. Eventueel kunt u middels de knop Verslag genereren een verslag afdrukken.

Let op: Het anonimiseren kan niet ongedaan worden gemaakt.  

Hoe kan ik de gegevens anonimiseren?

  1. Selecteer de gewenste categorie bij Beeld.
  2. Klik op Actualiseren.
  3. Selecteer de classificatie en klik op Zoomen.
  4. Selecteer de personen die u wilt anonimiseren en klik op Selecteren.
  5. Klik op Verwerken. Wanneer u deze functie opstart dient u een wachtwoord op te geven. Dit wachtwoord kunt u opvragen bij de supportafdeling van Exact.
  6. In het Verwerken Persoonsgegevens scherm selecteert u de optie Anonimiseren.
  7. Controleer of de personen in het scherm correct zijn.
  8. Klik op Verwerken.
  9. Er wordt een scherm getoond met informatie. Lees dit zorgvuldig door.
  10. Vink de optie Ja, ik heb de informatie zorgvuldig gelezen en ben me volledig bewust van de gevolgen van de acties die zullen worden uitgevoerd aan.
  11. Klik op Anonimiseren.
  12. Het anonimiseren wordt nu uitgevoerd. In het Verwerken Persoonsgegevens scherm, wordt in de kolom Resultaat middels de tekst Verwerkt aangegeven wanneer de actie is uitgevoerd.
  13. Eventueel kunt u middels de knop Verslag genereren een verslag afdrukken.

Let op: Het anonimiseren kan niet ongedaan worden gemaakt.

Wat wordt er bij het verwerken uitgevoerd?

Bij het anonimiseren, maakt u de gegevens van de geselecteerde personen onherkenbaar. Bij het anonimiseren wordt het volgende uitgevoerd:

  • De gegevens in de velden die bij Stamgegevens op het tabblad Persoonsgegevens van de persoonsgegevens classificatie zijn gedefinieerd worden geanonimiseerd, waarbij de gegevens worden vervangen zodat ze niet meer herkenbaar zijn.
  • De documenten die gekoppeld zijn aan deze persoon (via het veld Relatie, Medewerker of Contactpersoon in het document), en die van de documenttypes zijn die zijn gedefinieerd bij Documenten op het tabblad Persoonsgegevens van de persoonsgegevens classificatie, worden verwijderd. De documenten worden verwijderd ongeacht of ze gekoppeld zijn aan andere entiteiten. Documenten van documenttypes die niet zijn geselecteerd in de classificatie worden gekoppeld aan de geanonimiseerde persoon. Voor meer informatie, zie Hoe kan ik zien welke documenten worden verwijderd?.
  • De activiteiten die gekoppeld zijn aan deze persoon (via het veld Relatie, Medewerker of Contactpersoon in de activiteit), en die van de activiteitensoorten zijn die zijn gedefinieerd bij Activiteiten op het tabblad Persoonsgegevens van de persoonsgegevens classificatie, worden verwijderd. De activiteiten worden verwijderd ongeacht of ze zijn gekoppeld aan andere entiteiten. Activiteiten van activiteitensoorten die niet zijn geselecteerd in de classificatie worden gekoppeld aan de geanonimiseerde persoon. Voor meer informatie, zie Hoe kan ik zien welke activiteiten worden verwijderd?.

Kan ik het verwerken (anonimiseren) terugdraaien of ongedaan maken?

  • Nee. Het verwerken (anonimiseren) is onomkeerbaar en kan NIET ongedaan worden gemaakt.

Hoe kan ik zien welke documenten worden verwijderd?

  1. Open de persoonsgegevens classificatie en klik op het tabblad Persoonsgegevens op de knop bij Documenten om te controleren welke documenttypes zijn geselecteerd.
  2. Open menupad Financieel ? Invoer ? Documenten of CRM ? Invoer ? Documenten.
  3. Klik op de knop Filter.
  4. Selecteer de medewerker bij het veld Medewerker of de relatie bij het veld Relatie.
  5. Stel de andere filtercriteria zo ruim mogelijk in.
  6. Klik op Actualiseren.
  7. Zoom per documenttype door om te kijken welke documenten voor welk documenttype er aanwezig zijn. Alle documenten van de types die in de persoonsgegevens classificatie zijn geselecteerd, worden verwijderd.

Opmerking: Bij het zoeken naar documenten worden alléén de documenten getoond met een beveiligingsniveau dat lager of gelijk is aan het beveiligingsniveau van de gebruiker die de zoekopdracht uitvoert. Het is daarom aan te raden de zoekopdracht uit te voeren als een gebruiker die voldoende rechten heeft om alle documenten te kunnen zien. Bij het verwijderen worden alle documenten verwijderd ongeacht het beveiligingsniveau.

Hoe kan ik zien welke activiteiten worden verwijderd?

  1. Open de persoonsgegevens classificatie en klik op het tabblad Persoonsgegevens op de knop bij Activiteiten om te controleren welke activiteiten zijn geselecteerd.
  2. Open menupad CRM ? Invoer ? Activiteiten.
  3. Klik op de knop Filter.
  4. Selecteer de medewerker bij het veld Medewerker of de relatie bij het veld Relatie.
  5. Stel de andere filtercriteria zo ruim mogelijk in.
  6. Klik op Zoeken.
  7. Dubbelklik op de kolom Type om de gegevens per activiteitensoort te sorteren.
  8. Bekijk per activiteitensoort welke activiteiten er aanwezig zijn. Alle activiteiten van de types die in de persoonsgegevens classificatie zijn geselecteerd, worden verwijderd.

Opmerking: Bij het zoeken naar activiteiten worden alléén de activiteiten getoond met een beveiligingsniveau dat lager of gelijk is aan het beveiligingsniveau van de gebruiker die de zoekopdracht uitvoert. Het is daarom aan te raden de zoekopdracht uit te voeren als een gebruiker die voldoende rechten heeft om alle activiteiten te kunnen zien. Bij het verwijderen worden alle activiteiten verwijderd ongeacht het beveiligingsniveau. 

Velden

Kolommen

Knoppen

Gerelateerde onderwerpen

     
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Online help main
 Category: On-line help files  Security  level: All - 0
 Sub category: Details  Document ID: 28.444.424
 Assortment:  Date: 27-07-2018
 Release: 416  Attachment:
 Disclaimer