One moment please...
 
 
Exact Globe+   
 

Persoonsgegevens classificaties aanmaken en onderhouden

Menupad

Systeem ? HR & Beveiliging ? Persoonsgegevens ? Classificaties

Introductie

In dit scherm kunt u classificaties aanmaken en koppelen aan de persoonsgegevens (contactpersonen, relaties, medewerkers), welke u kunnen helpen om te voldoen aan de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR).

In deze classificaties kunt u informatie opnemen over de relevante types/categorieën van persoonsgegevens in uw administratie. Per classificatie kunt u een gebeurtenis definiëren die aangeeft wanneer het niet meer nodig is om een entiteit in uw systeem te hebben (bijvoorbeeld een lead wordt niet gepromoveerd naar suspect, een sollicitant wordt niet aangenomen, etc) en een bewaartermijn opgeven. Verder kunt u definiëren welke velden met persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd moeten worden en aangeven welke documenttypes en activiteitensoorten verwijderd dienen te worden wanneer de persoonsgegevens verwijderd dienen te worden.

Hoe kan ik een persoonsgegevens classificatie aanmaken?

  1. Klik op Nieuw.
  2. Definieer de velden.
  3. Klik op Bewaren.

Hoe kan ik een persoonsgegevens classificatie bewerken?

  1. Selecteer de betreffende classificatie en klik op Open.
  2. Wijzig de gegevens.
  3. Klik op Bewaren.

Hoe kan ik een persoonsgegevens classificatie verwijderen?

  1. Selecteer de betreffende classificatie en klik op Open.
  2. Klik op Verwijderen.
  3. Klik op OK in de bevestigingsmelding.

Opmerking: Een persoonsgegevens classificatie die is gekoppeld aan personen kan niet worden verwijderd.

Hoe kan ik aangeven welke stamgegevens geanonimiseerd moeten worden?

  1. Open de betreffende classificatie.
  2. Open het tabblad Persoonsgegevens.
  3. Klik op Selecteren bij het veld Stamgegevens.
  4. Selecteer alle velden waarvoor u de gegevens wilt anonimiseren.
  5. Klik op Selecteren.
  6. Klik op Sluiten.
  7. Klik op Bewaren.

Hoe kan ik aangeven dat bepaalde stamgegevens niet geanonimiseerd moeten worden?

  1. Open de betreffende classificatie.
  2. Open het tabblad Persoonsgegevens.
  3. Klik op Selecteren bij het veld Stamgegevens.
  4. Dubbelklik op de velden die u niet wilt anonimiseren zodat het vinkje in de kolom Geselecteerd verdwijnt.
  5. Klik op Sluiten.
  6. Klik op Bewaren.

Hoe kan ik aangeven dat documenten van een bepaald documenttype verwijderd moeten worden?

Documenten worden verwijderd op basis van het documenttype. Door een documenttype te selecteren worden alle documenten van dat type verwijderd.

  1. Open de betreffende classificatie.
  2. Open het tabblad Persoonsgegevens.
  3. Klik op Selecteren bij het veld Documenten.
  4. Selecteer alle documenttypes waarvoor u de documenten wilt verwijderen.
  5. Klik op Selecteren.
  6. Klik op Sluiten.
  7. Klik op Bewaren.

Voor meer informatie, zie Documenten aanmaken en bewerken.

Hoe kan ik aangeven dat documenten van een bepaald documenttype niet verwijderd moeten worden?

  1. Open de betreffende classificatie.
  2. Open het tabblad Persoonsgegevens.
  3. Klik op Selecteren bij het veld Documenten.
  4. Dubbelklik op de documenttypes waarvan u de documenten niet wilt verwijderen zodat het vinkje in de kolom Geselecteerd verdwijnt.
  5. Klik op Sluiten.
  6. Klik op Bewaren.

Voor meer informatie, zie Documenten aanmaken en bewerken.

Hoe kan ik aangeven dat activiteiten van een bepaalde activiteitensoort verwijderd moeten worden?

Verzoeken worden verwijderd op basis van het verzoektype. Door een verzoektype te selecteren worden alle verzoeken van dat type verwijderd.

  1. Open de betreffende classificatie.
  2. Open het tabblad Persoonsgegevens.
  3. Klik op Selecteren bij het veld Verzoeken.
  4. Selecteer alle verzoektypes waarvoor u de verzoeken wilt verwijderen.
  5. Klik op Selecteren.
  6. Klik op Sluiten.
  7. Klik op Bewaren.

Opmerking: Activiteiten zijn alleen van toepassing wanneer SE1800 E-CRM in uw licentie aanwezig is.

Voor meer informatie, zie Activiteiten aanmaken en onderhouden.

Hoe kan ik aangeven dat activiteiten van een bepaalde activiteitensoort niet verwijderd moeten worden?

  1. Open de betreffende classificatie.
  2. Open het tabblad Persoonsgegevens.
  3. Klik op Selecteren bij het veld Activiteiten.
  4. Dubbelklik op de verzoektypes waarvan u de verzoeken niet wilt verwijderen zodat het vinkje in de kolom Geselecteerd verdwijnt.
  5. Klik op Sluiten.
  6. Klik op Bewaren.

Opmerking: Activiteiten zijn alleen van toepassing wanneer SE1800 E-CRM in uw licentie aanwezig is.

Voor meer informatie, zie Activiteiten aanmaken en onderhouden.

Hoe kan ik zien welke documenten aan een medewerker of relatie zijn gekoppeld?

  1. Open menupad Financieel ? Invoer ? Documenten of CRM ? Invoer ? Documenten.
  2. Klik op de knop Filter.
  3. Selecteer de medewerker bij het veld Medewerker of de relatie bij het veld Relatie.
  4. Stel de andere filtercriteria zo ruim mogelijk in.
  5. Klik op Actualiseren.

Opmerking: Bij het zoeken naar documenten worden alléén de documenten getoond met een beveiligingsniveau dat lager of gelijk is aan het beveiligingsniveau van de gebruiker die de zoekopdracht uitvoert. Het is daarom aan te raden de zoekopdracht uit te voeren als een gebruiker die voldoende rechten heeft om alle documenten te kunnen zien. Bij het verwijderen worden alle documenten verwijderd ongeacht het beveiligingsniveau.

Hoe kan ik zien welke activiteiten aan een medewerker of relatie zijn gekoppeld?

  1. Open menupad CRM ? Invoer ? Activiteiten.
  2. Klik op de knop Filter.
  3. Selecteer de medewerker bij het veld Medewerker of de relatie bij het veld Relatie.
  4. Stel de andere filtercriteria zo ruim mogelijk in.
  5. Klik op Zoeken.
  6. Eventueel kunt u dubbelklikken op de kolom Type om de gegevens per activiteitensoort te sorteren.

Opmerking: Bij het zoeken naar activiteiten worden alléén de activiteiten getoond met een beveiligingsniveau dat lager of gelijk is aan het beveiligingsniveau van de gebruiker die de zoekopdracht uitvoert. Het is daarom aan te raden de zoekopdracht uit te voeren als een gebruiker die voldoende rechten heeft om alle activiteiten te kunnen zien. Bij het verwijderen worden alle activiteiten verwijderd ongeacht het beveiligingsniveau.

Hoe kan ik zien welke activiteiten en documenten aan een contactpersoon zijn gekoppeld?

  1. Open menupad CRM ? Relaties ? Contactpersonen.
  2. Selecteer de contactpersoon en klik op de knop Contactpersoon.
  3. Op het tabblad Doc. kunt u zien welke documenten aan deze contactpersoon zijn gekoppeld, en op het tabblad Activiteit kunt u zien welke activiteiten aan deze contactpersoon zijn gekoppeld..

Opmerkingen:

  • Op het tabblad Activiteit dient u de selectie criteria zo ruim mogelijk in te stellen om alle activiteiten te zien.
  • De tabbladen Doc. en Activiteit bij het onderhoud van de contactpersonen zijn alleen aanwezig wanneer SE1800 E-CRM in uw licentie aanwezig is.
  • Op het Doc. en Activiteit  worden alléén de documenten en activiteiten getoond met een beveiligingsniveau dat lager of gelijk is aan het beveiligingsniveau van de gebruiker die de gegevens opvraagt. Het is daarom aan te raden de gegevens op te vragen als een gebruiker die voldoende rechten heeft om alle activiteiten en documenten te kunnen zien. Bij het verwijderen worden alle activiteiten en documenten verwijderd ongeacht het beveiligingsniveau.

Velden

Knoppen

Gerelateerde documenten

     
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Online help main
 Category: On-line help files  Security  level: All - 0
 Sub category: Details  Document ID: 28.439.969
 Assortment:  Date: 04-10-2018
 Release: 416  Attachment:
 Disclaimer