De Arbodienst is een organisatie die werkgevers helpt bij het beheren van processen voor werknemers waarbij sprake is van verzuim, vooral degenen waarbij sprake is van langdurig verzuim. In Exact Synergy Enterprise kunt u gebruik maken van de integratie met de Arbodienst.
Opmerking: Deze oplossing is alleen beschikbaar voor klanten die deelnemen aan het controlled release traject voor deze oplossing.
Aandachtspunten
Voor de uitwisseling van de gegevens tussen Exact Synergy Enterprise en de Arbodienst is het van belang dat de Exact Arbodienst Integration oplossing voor ELIS is geïnstalleerd. Voor meer informatie, zie Installatie Exact Arbodienst Integration in Exact Lightweight Integration Server (ELIS).
Voor de integratie met de Arbodienst dient u gebruik te maken van een voorgedefinieerd verzoektype. Dit verzoektype en de artikelen die in dit verzoektype gebruikt worden dient u in uw omgeving te importeren. Een gebruiker die beschikt over de Administrator rol kan dit uitvoeren door het BestPracticeArbo.zip best practice bestand te importeren via de volgende stappen:
Let op:
In de HRM-instellingen in menupad Modules > HRM > Inrichting > Algemeen > Instellingen dient u in de sectie Verlof & Verzuim bij het veld Verzoektype: Herstel melding het verzoektype 1060034 te koppelen.
Verder dient u de velden in de sectie Arbodienst te definiëren.
Bij het veld Verzoektype: Verzuim dient u het verzoektype 1060030 of 1060032 te koppelen. Welk verzoektype u koppelt is afhankelijk van uw situatie. Wanneer u een verzuimmelding met 4 stadia wilt gebruiken koppelt u verzoektype 1060030. Wanneer u een verzuimmelding met 3 stadia wilt gebruiken koppelt u verzoektype 1060032.
Het verzoektype met 4 stadia bestaat uit de volgende stappen:
Het verzoektype met 3 stadia bestaat uit de volgende stappen:
Tevens dient u de andere velden in de sectie Arbodienst te definiëren. Voor meer informatie, zie Definiëren van HRM-instellingen.
Bij het onderhoud van de contracten van de medewerkers in menupad Modules > HRM > Overzichten > Medewerkers > Contracten dienen de velden Volgnr contract, Soort dienstverband, Reden einde dienstverband (Arbodienst) en Contracturen per week gedefinieerd te worden.
Voor meer informatie, zie Creating and modifying employment contracts.
In menupad Modules > HRM > Inrichting > Organisatie > Divisies dient op de divisiekaart van de divisie die aan de medewerker met de verzuimmelding is gekoppeld de volgende informatie gevuld te zijn:
De adresgegevens worden overgenomen van de relatie die aan de divisie is gekoppeld.
U moet een e-mailadres en telefoonnummer invullen voor de relatie die is gekoppeld aan de divisie.
Voor meer informatie, zie Aanmaken en bewerken van divisies.
Voor iedere kostenplaats dient u een loonheffingennummer te koppelen. Dit kunt u koppelen in menupad Modules > HRM > Inrichting > Salaris > Opzetten > Specifiek > Relatienummer.
De velden UWV en Aansluitnummer worden niet gebruikt in de ARBO koppeling, maar zijn wel verplichte velden in deze instellingen. Indien u niet beschikt over een crediteur voor het UWV, kunt u deze aanmaken via + Aanmaken > Relatie. Indien u niet beschikt over een aansluitnummer kan dit veld worden gevuld met allemaal nullen.
Bij de medewerker waarvoor de verzuimmelding is aangemaakt dienen de volgende gegevens gevuld te zijn op de medewerkerkaart:
Bij wijzigingen in de Arbodienst-gerelateerde velden op de medewerkerkaart van de medewerkers waarvoor een verzuimmelding is aangemaakt worden de wijzigingen verstuurd naar de Arbodienst. Dit betreft de volgende velden:
Bij wijzigingen in de Arbodienst-gerelateerde velden in het contract van de medewerkers waarvoor een verzuimmelding is aangemaakt worden de wijzigingen verstuurd naar de Arbodienst. Dit betreft de volgende velden:
Bij de medewerker die als contactpersoon staat geregistreerd in de verzuimmelding dient de volgende informatie gevuld te zijn op de medewerkerkaart van de contactpersoon:
Gegevens verpleegadres (Leverancier)
Wanneer de medewerker zich tijdens het verzuim op een ander verpleegadres bevindt (ziekenhuis, camping, ander huisadres) dient hiervoor een relatie aanwezig te zijn van het type 'Leverancier'. Hierbij dienen de volgende gegevens gevuld te zijn:
Voor meer informatie zie Relaties aanmaken.
De synchronisatie van werknemerberichten wordt automatisch uitgevoerd en wordt geactiveerd door het wijzigen van bepaalde medewerkergegevens.
Deze wijziging is alleen van toepassing als de volgende twee opties zijn geselecteerd:
Dit scenario omvat het volgende:
Let op: Bij het aanmaken van een nieuwe werknemer en bij het wijzigen van een sollicitant in een werknemer of tijdelijk, wordt automatisch een nieuw contract gegenereerd, maar u dient handmatig het volgnummer in het aangemaakte contract in te vullen zodat de gegevens kunnen worden gesynchroniseerd.
Dit kunt u doen door het veld Volgnummer contract van het contract te vullen door in de Monitor sectie van de medewerkerkaart op Contract te klikken.
Onderstaande tabel laat zien welk xml-bestand wordt gegenereerd en welk veld de synchronisatie activeert.
* Wanneer de FTE wordt aangepast, wordt het medewerker xml-bestand aangemaakt omdat de FTE informatie niet beschikbaar is in het xml-bestand van de verzuimmelding.
Selecteer de medewerker waarvoor de verzuimmelding wordt aangemaakt.
Dit betreft de datum in waarop de wijzigingen in de medewerkergegevens zijn ingegaan. Dit wordt automatisch gevuld op het moment dat er een wijziging wordt doorgevoerd op de medewerkerkaart.
Dit betreft de datum in waarop de wijzigingen in de dienstverbandgegevens zijn ingegaan. Dit wordt automatisch gevuld op het moment dat er een wijziging wordt doorgevoerd op de medewerkerkaart.
Hier kunt u de omschrijving van de verzuimmelding opgeven.
De eerste dag waarop iemand zou moeten werken maar verzuimt, of verminderd inzetbaar is, wegens ziekte of een ongeval. Is er sprake van ziekte of een ongeval tijdens zwangerschaps- en bevallingsverlof en waarvoor men nog verzuimt na beëindiging van dat verlof, dan is de aanvangsdatum de dag waarop men zou moeten werken na beëindiging van de zwangerschaps- en bevallingsuitkering. Tijdens regulier verlof wordt het ziekteverzuim ook meegeteld.
Ingangsdatum mutatie verzuim
Hier wordt het percentage verzuim getoond. Bij het aanmaken van een verzuimmelding wordt deze standaard op 100% gezet. Pas bij het aanmaken van een Herstel melding-verzoek wordt deze waarde aangepast.
Wanneer de medewerker volledig hersteld is vult u hier de datum van betermelding in.
De eerste dag waarop men weer gaat werken, of de eerste dag waarop het recht op een zwangerschaps- en bevallingsuitkering ingaat, of de dag van overlijden van de werknemer, of de dag dat de werknemer uit dienst treedt, of de dag dat de werknemer in de WAO instroomt. Tijdens verlof wordt herstel ook geregistreerd. Let op: Dit kan in geval van vakantie de eerste dag zijn waarop de persoon die verzuimde weer had kunnen werken. Dit kan ook een zaterdag zijn in geval sprake is van een bepaald rooster.
Dit veld wordt automatisch gevuld en kunt u niet aanpassen.
Een nieuwe verzuimmelding heeft altijd een Ingangsdatum mutatie verzuim die gelijk is aan de Eerste verzuimdag en een ‘Volgnummer verzuimmelding’ van ‘1’. ’Volgnummer verzuimmelding’ wordt ook opgehoogd, als de verzuimgegevens niet wijzigen. Zoals bijvoorbeeld bij het doorgeven van een adreswijziging.
Als een melding komt te vervallen telt ‘Volgnummer verzuimmelding’ gewoon door.
Wanneer er voor de werknemer sprake is van verzuim wordt binnen de keten-termijn, betreft dit in de communicatie een nieuw verzuim. ‘Ingangsdatum mutatie verzuim’ is de datum van het nieuwe verzuim en ‘Verzuimgeval volgnummer melding’ begint weer bij ‘1’.
Hier wordt het beveiligingsniveau van de verzuimmelding getoond. Dit is altijd '100' en kunt u niet wijzigen.
De dag waarop het verzuim of de wijziging ingaat. In geval van een nieuwe verzuimmelding is deze dag gelijk aan de Datum eerste verzuimdag.
Wanneer de Ingangsdatum mutatie verzuim wordt aangepast dient u hier de oorspronkelijke datum op te geven. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer u in eerste instantie een onjuiste Ingangsdatum mutatie verzuim heeft opgegeven en deze wilt corrigeren.
Reden van verzuim (Standaard wordt dit op ‘Overige reden’ gezet. In verband met privacy mag u geen reden van verzuim opgeven. Het enige dat de Arbodienst moet weten is of het een verkeersongeval met regresmogelijkheid of arbeidsongeval is. Indien het niet een van die twee redenen is, dient u ‘Overige reden’ in te vullen. Dit wordt standaard geselecteerd. Voor dit veld zijn er drie artikelen aanwezig die zijn aangemaakt bij het importeren van het best practice bestand.
Selecteer of het een vangnetgeval betreft:
Selecteer de actiecode. Dit betreft de gewenste actie. Gewenst door de werkgever en te initiëren door de Arbodienst.
Selecteer hier de reden van het beëindigen van het verzuim:
Wanneer de medewerker zich op een ander adres bevindt, selecteert u dat hier. U dient hiervoor een leverancier aan te maken met de juiste gegevens.
Selecteer hier waar de medewerker is. Wanneer deze thuis is, laat u dit veld leeg.
Dit veld wordt gebruikt om wijzigingen door te geven. De volgende opties zijn mogelijk:
Voor meer informatie, zie de sectie Scenario's in dit document
De gegevens van de contactpersoon kunnen op twee plaatsen worden vastgelegd. Zowel bij het verzuim als bij het dienstverband. Bij verzuim is dat de contactpersoon die geldt gedurende het verzuim van de werknemer. Daarna vervalt deze contactpersoon. Onder dienstverband is deze geldig gedurende het dienstverband van de werknemer. Door bij de betreffende contactpersoon de optie Contactpersoon dienstverband aan te vinken geeft u aan dat dat de betreffende contactpersoon voor het dienstverband is.
Selecteer hier de medewerker welke de contactpersoon is voor deze verzuimmelding.
Selecteer de rol van de contactpersoon:
Selecteer de de wijze waarop gecommuniceerd kan worden met de contactpersoon:
Selecteer hier een eventuele alternatieve wijze waarop gecommuniceerd kan worden met de contactpersoon:
Selecteer hier de HR-medewerker welke de contactpersoon is voor deze verzuimmelding.
Selecteer de rol van de contactpersoon van HR:
Selecteer hier de wijze waarop gecommuniceerd kan worden met de HR-contactpersoon:
Selecteer hier een eventuele alternatieve wijze waarop gecommuniceerd kan worden met de HR-contactpersoon:
De gegevens van de contactpersoon kunnen op twee plaatsen worden vastgelegd. Zowel bij het verzuim als bij het dienstverband. Bij verzuim is dat de contactpersoon die geldt gedurende het verzuim van de werknemer. Daarna vervalt deze contact persoon. Onder dienstverband is deze geldig gedurende het dienstverband van de werknemer. Door bij de betreffende contactpersoon de optie Contactpersoon dienstverband aan te vinken geeft u aan dat dat de betreffende contactpersoon voor het dienstverband is.
De verzuimmelding bevat verschillende velden die zijn verdeeld over verschillende tabbladen. De tabbladen zijn zo ingedeeld dat deze de velden bevatten die verwijzen naar de verschillende secties in het bestand dat naar de Arbodienst wordt verstuurd.
U kunt de wijzigingen doorgeven door de betreffende verzuimmelding te openen, de gegevens aan te passen en de verzuimmelding weer goed te keuren. U gebruikt dus steeds dezelfde verzuimmelding voor één verzuimmelding.
Bij zowel het gedeeltelijk als volledig beter melden van een medewerker maakt u een Herstel melding-verzoek aan waarin u aangeeft voor welk percentage de medewerker is hersteld. Dit Herstel melding-verzoek dient u te verwerken. In het geval van een gedeeltelijk herstel melding, zal na het verwerken van dit verzoek een melding naar de Arbodienst worden verstuurd. In het geval van een volledig herstel melding dient u de originele verzuimmelding aan te vullen met de benodigde gegevens, waarna (na goedkeuren of realiseren van dit originele verzoek) een melding naar de Arbodienst wordt gestuurd.
Dit wordt nader toegelicht in de specifieke scenario's.
Indien er meerdere correcties tegelijk van toepassing zijn, dienen de stappen van de desbetreffende scenario's apart te worden doorgevoerd. Let op dat bij gebruik van een exportbestand, het eerste bestand naar de Arbodienst is gestuurd voordat de volgende correctie doorgevoerd wordt.
Hieronder ziet u een aantal voorbeeld scenario's:
Zodra de medewerker volledig is hersteld:
Opmerking: Voor een gedeeltelijke herstelmelding is het belangrijk dat u het Herstel melding-verzoek aanmaakt via de knop 'herstelmelding' in de verzuimmelding. Op deze manier wordt het Herstel melding-verzoek gekoppeld aan de verzuimmelding. Wanneer het percentage in het Herstel melding-verzoek wordt aangepast en het verzoek wordt opgeslagen wordt het percentage verzuim aangepast in de verzuimmelding. Het Herstel melding-verzoek wordt zelf niet verzonden naar de Arbo, maar het bestand dat het aangepaste verzuimpercentage bevat wordt verstuurd.
In het geval dat een medewerker met verzuim is en daarna het zwangerschapsverlof start, moet eerst de originele verzuimmelding afgerond worden en daarna moet de melding gestuurd worden in verband met het zwangerschapsverlof.
In het geval dat een medewerker het zwangerschapsverlof beëindigd en daarna nog steeds absent is, moet eerst de zwangerschapsmelding afgerond worden en daarna moet een nieuwe verzuimmelding gestuurd worden.
U kunt een verzuimmelding annuleren. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer u de verzuimmelding heeft ingevoerd voor de verkeerde medewerker, of wanneer u een verzuimmelding heeft ingevoerd voor een medewerker waarbij helemaal geen sprake is van verzuim.
Wanneer er ten onrechte een Herstel melding-verzoek is aangemaakt dat moet komen te vervallen, voert u het volgende uit:
Wanneer een onjuiste Datum eerste verzuimdag is doorgegeven kunt u dit als volgt corrigeren:
Wanneer een onjuist verzuimpercentage is doorgegeven kunt u dit als volgt corrigeren:
Wanneer een onjuiste datum voor gedeeltelijk hersteld is doorgegeven kunt u dit als volgt corrigeren:
Wanneer een onjuiste datum hersteld is doorgegeven kunt u dit als volgt corrigeren:
Wanneer een onjuiste geboortedatum is doorgegeven kunt u dit als volgt corrigeren:
Bij het registreren van het overlijden van een medewerker dient u de volgende verplichte velden te vullen: