One moment please...
 
 
Exact Financials   
 

Proces beschrijving: Formulierenlay-outs onderhoud.

[System; Applicatie, Formulierenlay-outs, Onderhoud] 

 

Een Formulierenlay-out is een ‘sjabloon’ of ‘template’ dat kan worden gebruikt voor het afdrukken van diverse formulieren. Voorbeelden hiervan zijn o.a. Verkoopfacturen en Betaalspecificaties. Er wordt een aantal lay-outs standaard meegeleverd in de demoadministratie van Exact Financials maar het is ook mogelijk om zelf een lay-out te maken of een bestaande lay-out aan te passen. Tevens is het mogelijk lay-outs te importeren en te exporteren.

In de Web versie van Exact Financials Enterprise kunt u een meer grafische benadering van het onderhouden van de lay-outs vinden. Hier kunt u lay-outs onderhouden welke in PDF formaat afgedrukt/gemaild kunnen worden. Door de grafische interface kunt u aan de PDF lay-outs ook afbeeldingen zoals een logo toevoegen aan de lay-outs. Formulieren lay-outs aangemaakt in de Web versie kunnen niet meer onderhouden worden in de Client versie. De PDF lay-outs kunnnen wel vanuit de Client versie geselecteerd worden om af te drukken/te versturen per email.

De functie lay-out onderhoud vindt u in het menu [Systeem; Applicatie, Formulierenlay-outs, Onderhoud]. In dit scherm kunt u het Type lay-out kiezen en de te onderhouden lay-out. 

Er volgende typen zijn beschikbaar:

Bestelling
Betaalspecificatie
Herinnering
Incassospecificatie
Ontvangst
Orderbevestiging
Pakbon
Verkoopfactuur

Vanaf versie 7.22:
Verkoopfactuur - e-mail 
Betaalspecificatie - e-mail
Herinnering - e-mail
Incassospecificatie - e-mail

(Vanaf versie 7.22): In de e-mail typen kunt u een subject en body tekst definieren die in een verzonden e-mail getoond worden. De e-mail lay-outs kunt u koppelen in het onderhoud van de PDF-lay-outs. De 'normale' layout wordt als PDF bestand met een e-mail meegestuurd.

 

Aan de hand van een factuurlay-out zal er uitgelegd worden hoe het mogelijk is een lay-out te veranderen en welke punten extra aandacht behoeven.

Importeren en exporteren van Lay-outs

Via het menu [Systeem; Applicatie, Formulierenlay-outs, importeren] kunt u per Type lay-out een lay-out uit bijvoorbeeld een test installatie importeren.
Via het menu [Systeem; Applicatie, Formulierenlay-outs, exporteren] kunt u een Type lay-out exporteren om bijvoorbeeld in te lezen in de productie omgeving.

Wijzigen van een lay-out:

[Systeem; Applicatie, Formulierenlay-outs, Onderhoud]

Als eerste dient u te kiezen uit welk Type lay-out en welke lay-out u wilt veranderen. De reeds bestaande lay-outs worden dan getoond en u kunt er een van selecteren. Met de knop 'Aanmaken' kunt u een geheel nieuwe lay-out aanmaken. Het is raadzaam om een bestaande lay-out te nemen en die te wijzigen aangezien u hierdoor een voorbeeld krijgt waarmee u kunt werken. De geselecteerde lay-out kunt u natuurlijk ook verwijderen met behulp van de 'Verwijder'-knop.

Als u de lay-out wilt wijzigen drukt u op de "Wijzigen"-knop (C) of dubbelklikt u op de geselecteerde lay-out.

 

Eenmaal in de de lay-out onderhoud kunt u aanpassingen maken en nieuwe velden toevoegen alsmede bestaande velden verwijderen.

 

Met de knop "Algemeen" kunt u de volgende informatie zien: De naam van het document en de breedte en hoogte van de lay-out. Als de lay-out de hoogte en breedte van de printer overscheid zal mogelijkerwijs de indeling niet goed uitgeprint worden.

 

Met de knop 'Eigenschappen' kunt u de lettergrootte van de layout groep aangeven en in sommige groepen, de pagina’s aangeven waarop geprint dient te worden. De (lay-out) groep is het veld onder de knop 'Eigenschappen'. Bij groepen moet u denken aan bijvoorbeeld ADDRES, HEADER of ITEMLINE.
De lettergrootte wordt d.m.v. het aantal karakters per inch weergegeven, dus hoe hoger het cijfer des te kleiner de lettertype. U kunt kiezen uit: 5,10,12,17.  

Een lay-out wordt opgebouwd uit een aantal groepen. Deze kunt u kiezen met behulp van de ‘combobox’. Er bestaan, afhankelijk van de type lay-out, een aantal groepen.
De bestaande groepen zijn:

-ACCEPT printen van accept giro
-ADDRESS adres
-FOOTER voettekst
-HEADER titel
-HEADERLINE
-ITEMLINE data
-MISCELLANEOUS overig
-SUBTOTAL subtotalen
-TEXTLINE tekstregels
-TRANSPORT verder rekenen op de volgende pagina faktuur/pakbon --> totalen en subtotalen)
-TOTAL totaal
-TRIAL Dit veld zal alleen worden afgedrukt bij een proefafdruk. Dit kan nuttig zijn om informatie te vermelden voor intern gebruik.

Vanaf versie 7.22: In de email typen zijn de volgende groepen mogelijk:
- Subject: Het onderwerp van de email.
- Body: De inhoud van de e-mail.
In beide groepen kunt u een tekst aangeven maar ook gebruik maken van een reeks database velden. Het toevoegen van database velden werkt op dezelfde manier als het toevoegen van velden in een 'normale' lay-out.

 

Maken (wijzigen) van velden

Als u een veld wil toevoegen kunt u gebruik maken van de knop 'Toevoegen'/Insert of u gebruikt de rechter muisknop en kiest voor 'Voeg veld toe/Insert field'. U kunt direct een 'Expressie' ingeven maar waneer u een database veld wilt selecteren is het handig om gebruik je maken van de knop 'Mentor'. In de mentor kunt u beschikbare velden of funties selecteren. U zult een veld toevoegen in de groep dat op dat moment actief is, dus als u een veld in een andere groep wilt gebruiken dan moet u deze kiezen uit de lijst, zoals net hierboven beschreven.

De rechter muisknop op een veld geeft u ook de mogelijkheid een gemarkeerd veld te verwijderen, te wijzigen of te verplaatsen. Als u kiest voor verplaats veld kunt u de co-ordinaten opgeven naar waar u het veld wil hebben. U kunt een veld ook verplaatsen door het te markeren en te 'slepen'.

Een expressie kan vrije tekst zijn (in aanhalingstekens te zetten), een label (zoals hieronder ‘debtor_name’) of een functie (zoals bijvoorbeeld IF ( )).
De mentor geeft u de mogelijkheid te kiezen voor 'Velden' of 'Functies'. 'Velden' toont een lijst van te selecteren velden en 'Functies' laat u in 2 stappen een criterium maken voor een veld. In stap 1 kiest u voor een logische functie (links onderin het scherm wordt de syntax getoond) en in stap 2 moet de functie verder aangevuld worden met velden of waarden.

De veld opmaak geeft aan hoe groot het veld moet zijn voor gebruik van characters bijvoorbeeld 'x(30)' of door gebruik van cijfers "->>99.99".
Het aantal in de haken geeft de lengte van het veld aan.
De ‘-‘ vooraan geeft aan dat ook negatieve getallen getoond dienen te worden. Het aantal ‘>’ geeft aan hoeveel cijfers getoond moeten worden. Als u dus bijvoorbeeld ">>9" zou invullen zouden alleen positieve getallen tot 999 en zonder decimalen getoond worden.

Met het veld ‘Veld label:’ is het mogelijk een naam te geven aan het veld. Dit verschijn voor het veld op de lay-out.

De ‘Conditie’ stelt voorwaarden aan het gebruik van het veld. Het is mogelijk om hierdoor aan te geven wanneer het veld afgedrukt zou moeten worden en wanneer niet.

 

De andere velden die ingevuld kunnen worden in het scherm "Veld eigenschappen" zijn:
Veld hoogte  : Als het veld een Tekstveld betreft, voert u hier in hoeveel regels het veld hoog is.
Onderdruk herhalende waarden?: U kunt voorkomen dat zich herhalende velden niet afgedrukt worden door dit veld te markeren
Druk veld af indien leeg?: Het is mogelijk per veld aan te geven of een leeg veld wel of niet afgedrukt dient te worden.

 

Als u een veld heeft toegevoegd, komt dat veld links bovenin in de lay-out te staan. Klik het veld aan met de linkermuisknop en sleep het naar de juiste positie.

Punten ter attentie:

  • Het is mogelijk om in een lay-out meerdere velden overelkaar te zetten. Hierdoor kan het lijken dat een veld er niet staat maar dat het toch aanwezig is. Om dit te controleren kunt u velden selecteren en slepen. Als er een andere veld onder ligt zal die dan tevoorschijn komen. Dit komt vooral voor bij Itemlines en Textlines. Indien velden over elkaar staan zal het bovenste veld geprint worden. Is dit veld leeg, wordt het onderliggende veld geprint en zo verder.
  • Als u een Item/Textline maakt is het mogelijk om in de eigenschappen van ITEMLINE/TEXTLINE aan te geven hoeveel van deze regels op een pagina geprint kunnen worden. Let hier wel op uit hoeveel regels er per artikel wordt geprint. U kunt bijvoorbeeld in uw layout opnemen dat voor ieder artikel 2 regels geprint moeten worden, op de eerste regel de prijs en op de tweede de omschrijving van het artikel. Geeft u vervolgens als aantal tekstregels 15 in, zullen er 30 regels gebruikt worden. U gebruikt dan 15 artikelen met ieder 2 regels.
    In de eigenschappen (attributes)  van de regels kunt u ook een 'Tussentijdse verschuiving' in punten in de WebUI of 'Tussen pagina's opschuiven' in de WebClient definiëren. Hiermee geeft u de startpositie op voor het regelblok op de vervolgpagina's.

 

Zie ook:

- 25.804.793 Onderhouden formulieren lay-outs (PDF) 

Exact Financials Enterprise > Systeem > Applicatie: Onderhoud formulierenlay-outs

XMTwoZeroSixMX

     
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Online help main
 Category: On-line help files  Security  level: All - 0
 Sub category: General  Document ID: 25.226.577
 Assortment: Exact Financials  Date: 15-08-2017
 Release:  Attachment:
 Disclaimer