Sollicitanten met vacatures afletteren via de Matching Wizard
Untitled 2
Introductie
De afletter functionaliteit in Exact Synergy Enterprise helpt u bij het afletteren van sollicitanten met vacatures en andersom. U kunt verschillende criteria opgeven en op basis van deze criteria de sollicitant met de vacature afletteren. De wizard ondersteund het management bij de voorselectie van de juiste sollicitant voor de juiste vacature.
Op deze pagina kunt u het afetteren starten om één of meerdere vacatures af te letteren met één of meerdere sollicitanten. De meest geschikte t/m de minste geschikte vacature voor de sollicitant worden op basis van de berekende scores op volgorde gepresenteerd. Op basis hiervan kunt u de bepalen wat de meest geschikte vacature om af te letteren is en deze koppelen aan de sollicitant.
De afletter functionaliteit is alleen beschikbaar wanneer de competentiemethode in de HRM instellingen is ingesteld op Geavanceerd. Voor meer informatie, zie Definiëren van HRM instellingen. Het afletteren kan alleen worden uitgevoerd wanneer de competentieprofielen van de vacature en de sollicitant zijn aangemaakt met de waarden van de gedefinieerde competenties. Verder kunnen alleen competenties die zijn gekoppeld aan velden met de types Waarde en Ja/Nee worden gebruikt bij het afletteren.
Menupad
- Modules ➔ HRM ➔ Overzichten ➔ Afletteren ➔ Profielen
- Modules ➔ HRM ➔ Overzichten ➔ Medewerkers ➔ Sollicitanten, klik op Tonen, open de sollicitant en klik op Afletteren.
- Modules ➔ HRM ➔ Overzichten ➔ Medewerkers ➔ Vacatures, klik op Tonen, open de vacature en klik op Afletteren.
Rollen & rechten
Om dit te kunnen uitvoeren is functierecht
508 - Maintain payroll components benodigd. Gebruikers met de
HR rol beschikken over dit functierecht.
Opmerkingen:
- Voor meer informatie over de functierechten kunt u gaan naar het menu
Modules ➔ Systeem ➔ Inrichting ➔ Beveiliging ➔ Functierechten.
- Voor meer informatie over de rollen kunt u gaan naar het menu
Modules ➔ Systeem ➔ Inrichting ➔ Beveiliging ➔ Rollen.
Knoppen
De aanwezige knoppen zijn afhankelijk van in welke stap van de wizard u zich bevindt. De knoppen die specifiek voor een stap van toepassing zijn worden beschreven bij de betreffende stappen van de wizard. Daarnaast beschikt u in de verschillende stappen van de wizard over de volgende knoppen:
Terug
Klik op deze knop om terug te gaan naar de vorige stap van de wizard.
Volgende
Klik op deze knop om verder te gaan naar de volgende stap van de wizard.
Annuleren
Met deze knop annuleert u het afletteren. Er wordt eerst om een bevestiging gevraagd.
Omschrijving
De wizard kan op twee manieren worden gebruikt. U kunt de sollicitant als uitgangspunten gebruiken en voor deze sollicitant de passende vacatures zoeken, maar u kunt ook de vacature als uitgangspunt gebruiken en hiervoor de passende sollicitanten zoeken. In dit document worden beide uitgangspunten beschreven. In beide situaties bestaat het proces uit vier stappen:
Het afletteren van een vacature met een sollicitant
In deze situatie wordt de sollicitant als uitgangspunt gebruikt en worden geschikte vacatures voor deze sollicitant gezocht.
Het proces voor het afletteren van een vacature met een sollicitant bestaat uit vier stappen:
-
Stap 1: Selecteren: Te matchen criteria
-
Stap 2: Selecteren: Matchende entiteit
-
Stap 3: Selecteren: Passende in werking gestelde selectie
-
Stap 4: Selecteren: Afletteren - Resultaten
Stap 1: Selecteren: Te matchen criteria
In de eerste stap van het afletteren dient u een aantal criteria op te geven:
- Soort - Selecteer Sollicitant wanneer u geschikte vacatures voor een sollicitant wilt zoeken.
- Naam - Selecteer de sollicitant waarvoor u een vacature wilt zoeken.
- Template - Selecteer hier een template die u wilt gebruiken voor het zoeken. De templates betreffen eerder gebruikte zoekcriteria. In stap 3 van deze wizard kunt u de bestaande zoekcriteria als template opslaan.
- Profiel - Selecteer het profiel met competenties dat u wilt gebruiken om de vacatures te zoeken. Standaard wordt het actieve profiel van de geselecteerde sollicitant voorgesteld wanneer u het afletteren opstart via de sollicitantkaart.
Opmerking: Het is verplicht om een Template of een Profiel te selecteren. Het is echter niet mogelijk om beide tegelijkertijd te selecteren. Wanneer u een profiel wilt selecteren dient u het veld Template leeg te laten.
Stap 2: Selecteren: Matchende entiteit
In deze stap selecteert u de matchende entiteit. In dit geval betreft dit de vacatures die u wilt meenemen bij het afletteren. Met het filter kunt u een aantal criteria opgeven om te filteren op de vacatures. Vervolgens klikt u op Tonen. U kunt nu de gewenste vacatures selecteren door deze aan te vinken. Waarna u met de knop Volgende kunt verder gaan.
Opmerking: U kunt alleen vacatures met de status Actief selecteren.
Sectie Criteria
Hier kunt u een selectie maken op verschillende criteria om alleen de vacatures te tonen die aan deze criteria voldoen. U kunt een selectie maken op de volgende criteria:
Stap 3: Selecteren: Passende in werking gestelde selectie
In deze stap kunt u de afletter criteria aangeven. Vink de opties in de kolom Verplicht aan om aan te geven dat de betreffende competenties verplicht zijn om de sollicitant met de vacature te kunnen af letteren. Boven in het scherm wordt het profiel van de sollicitant getoond. U kunt op de hyperlink klikken om het competentie profiel van de sollicitant te openen. Voor meer informatie, zie Competentieprofielen van sollicitanten en medewerkers onderhouden.
In dit scherm beschikt u daarnaast over de knop Save template. Met deze knop kunt u de afletter criteria als template opslaan. Wanneer u de wizard een volgende keer opstart kunt u deze opgeslagen template selecteren. Voor meer informatie, zie Afletter templates opslaan of verwijderen.
Stap 4: Selecteren: Afletteren - Resultaten
De vierde stap van de wizard toont de resultaten van het afletterproces. U kunt de voorgestelde vacatures selecteren om deze af te letteren met de sollicitant en een mail merge en verzoeken voor de betreffende vacatures aan te maken. U kunt tevens de details van de vacatures bekijken door op de hyperlink van de vacature te klikken. Verder kunt u op de score in de kolom Score klikken om de details van het afletterproces te bekijken. Voor meer informatie, zie De details bij het afletteren van sollicitanten met vacatures.
In dit scherm zijn de volgende criteria aanwezig:
- Sollicitant - Hier wordt de naam van de sollicitant getoond waarvoor u de wizard heeft uitgevoerd. U kunt op de naam klikken om de kaart van de sollicitant te openen. Voor meer informatie, zie De sollicitantkaart bekijken.
- Score - Hier kunt u een reeks scores opgeven zodat alleen de vacatures worden getoond waarbij de score binnen de opgegeven reeks valt.
- Tonen - Selecteer Afgeletterd om de vacatures te tonen die door de wizard op de shortlist zijn geplaatst om af te letteren of Niet afgeletterd om de overige vacatures te bekijken. Standaard is Afgeletterd geselecteerd.
- Vacature - Selecteer Gekoppeld om de vacatures te bekijken die zijn gekoppeld aan de sollicitant of Niet gekoppeld om de vacatures te zien die niet zijn gekoppeld.
Verder beschikt u over de volgende knoppen:
- Koppelen - Klik op deze knop om de geselecteerde vacatures af te letteren met de sollicitant. U dient eerst de geschikte vacatures aan te vinken en kunt deze vervolgens koppelen door op deze knop te klikken.
Opmerking: Wanneer een vacature is gekoppeld aan de sollicitant wordt 
getoond in de kolom Koppelen. Door erop te klikken opent u de vacaturekaart van de betreffende vacature. In de secties Sollicitanten van de betreffende vacaturekaart worden de naam van de sollicitant en de datum waarop de vacature is afgeletterd met de sollicitant getoond. Voor meer informatie, zie Bekijken van vacaturekaarten.
- Mailmerge - Klik op deze knop om mail merge te versturen die wordt gebruikt om de managers van de vacatures te informeren dat er sollicitanten zijn die afgeletterd zijn met de vacature. Voor meer informatie, zie Mail merge aanmaken via de sollicitant- of vacaturekaart.
- Nieuw: Verzoek - Klik op deze knop om één of meerdere verzoeken aan te maken voor de manager(s) van de vacature(s) te informeren dat er een match is gevonden. Voor meer informatie, zie Aanmaken en bewerken van verzoeken.
Het afletteren van een sollicitant met een vacature
In deze situatie wordt de vacature als uitgangspunt gebruikt en worden geschikte sollicitanten voor deze vacature gezocht.
Het proces voor het afletteren van een sollicitant met een vacature bestaat uit vier stappen:
-
Stap 1: Selecteren: Te matchen criteria
-
Stap 2: Selecteren: Matchende entiteit
-
Stap 3: Selecteren: Passende in werking gestelde selectie
-
Stap 4: Selecteren: Afletteren - Resultaten
Stap 1: Selecteren: Te matchen criteria
In de eerste stap van het afletteren dient u een aantal criteria op te geven:
- Soort - Selecteer Vacature wanneer u geschikte sollicitanten voor een vacature wilt zoeken.
- Naam - Selecteer de vacature waarvoor u een sollicitant wilt zoeken.
- Template - Selecteer hier een template die u wilt gebruiken voor het zoeken. De templates betreffen eerder gebruikte zoekcriteria. In stap 3 van deze wizard kunt u de bestaande zoekcriteria als template opslaan.
- Profiel - Selecteer het profiel met competenties dat u wilt gebruiken om de sollicitant te zoeken.
Opmerking: Het is verplicht om een Template of een Profiel te selecteren. Het is echter niet mogelijk om beide tegelijkertijd te selecteren. Wanneer u een profiel wilt selecteren dient u het veld Template leeg te laten.
Stap 2: Selecteren: Matchende entiteit
In deze stap selecteert u de matchende entiteit. In dit geval betreft dit de sollicitant die u wilt meenemen bij het afletteren. Met het filter kunt u een aantal criteria opgeven om te filteren op de sollicitanten. Vervolgens klikt u op Tonen. U kunt nu de gewenste sollicitanten selecteren door deze aan te vinken. Waarna u met de knop Volgende kunt verder gaan.
Opmerking: U kunt alleen sollicitanten met de status Actief selecteren.
Sectie Criteria
Hier kunt u een selectie maken op verschillende criteria om alleen de vacatures te tonen die aan deze criteria voldoen. U kunt een selectie maken op de volgende criteria:
- Land - Het land van de sollicitant. Voor meer informatie, zie Overzicht van landen.
- Divisie - De divisie van de sollicitant. Voor meer informatie, zie Overzicht van divisies.
- Kostenplaats - De kostenplaats van de sollicitant. Voor meer informatie, zie Overzicht van kostenplaatsen.
- Fysieke locatie - De fysieke locatie van de sollicitant. Voor meer informatie, zie Locaties aanmaken en wijzigen.
- Functienaam - De functienaam van de sollicitant. Voor meer informatie, zie Overzicht van functiegroepen.
- Vacature - De vacature. Voor meer informatie, zie Aanmaken en bewerken van vacatures.
- Datum aangemaakt - Het datumtraject waarbinnen de sollicitanten zijn aangemaakt.
- Sollicitatie type - Het type van de sollicitatie. Selecteer Medewerker wanneer u tevens medewerkers wilt meenemen en Sollicitant wanneer u sollicitanten wilt meenemen
Stap 3: Selecteren: Passende in werking gestelde selectie
In deze stap kunt u de afletter criteria aangeven. Vink de opties in de kolom Verplicht aan om aan te geven dat de betreffende competenties verplicht zijn om de vacature met de sollicitant te kunnen af letteren. Boven in het scherm wordt het profiel van de vacature getoond. U kunt op de hyperlink klikken om het competentie profiel van de vacature te openen. Voor meer informatie, zie Competentieprofielen voor functiegroepen, functie-activiteiten, functienamen, projecten, en vacatures onderhouden.
In dit scherm beschikt u daarnaast over de knop Save template. Met deze knop kunt u de afletter criteria als template opslaan. Wanneer u de wizard een volgende keer opstart kunt u deze opgeslagen template selecteren. Voor meer informatie, zie Afletter templates opslaan of verwijderen.
Stap 4: Selecteren: Afletteren - Resultaten
De vierde stap van de wizard toont de resultaten van het afletterproces. U kunt de voorgestelde sollicitanten selecteren om deze af te letteren met de vacatures een mailmerge of verzoek aanmaken en de sollicitanten afkeuren. U kunt tevens de details van de sollicitanten bekijken door op de hyperlink van de sollicitant te klikken. Verder kunt u op de score in de kolom Score klikken om de details van het afletterproces te bekijken. Voor meer informatie, zie De details bij het afletteren van sollicitanten met vacatures.
In dit scherm zijn de volgende criteria aanwezig:
- Vacature - Hier wordt de naam van de vacature getoond waarvoor u de wizard heeft uitgevoerd. U kunt op de naam klikken om de kaart van de vacature te openen. Voor meer informatie, zie Bekijken van vacaturekaarten.
- Score - Hier kunt u een reeks scores opgeven zodat alleen de sollicitanten worden getoond waarbij de score binnen de opgegeven reeks valt.
- Tonen - Selecteer Afgeletterd om de sollicitanten te tonen die door de wizard op de shortlist zijn geplaatst om af te letteren of Niet afgeletterd om de overige sollicitanten te bekijken. Standaard is Afgeletterd geselecteerd.
- Vacature - Selecteer Gekoppeld om de sollicitanten te bekijken die zijn gekoppeld aan de vacature of Niet gekoppeld om de sollicitanten te zien die niet zijn gekoppeld.
Verder beschikt u over de volgende knoppen:
- Afkeuren - Met deze knop kunt u de geselecteerde sollicitanten afkeuren. U kunt alleen sollicitanten afkeuren wanneer er geen verzoek aan is gekoppeld.
- Koppelen - Klik op deze knop om de geselecteerde sollicitanten af te letteren met de vacature. U dient eerst de geschikte sollicitanten aan te vinken en kunt deze vervolgens koppelen door op deze knop te klikken.
Opmerking: Wanneer een sollicitant is gekoppeld aan de vacature wordt getoond in de kolom Koppelen. Door erop te klikken opent u de kaart van de betreffende sollicitant. In de secties Vacatures van de betreffende kaart worden de naam van de vacature en de datum waarop de vacature is afgeletterd met de sollicitant getoond. Voor meer informatie, zie De sollicitantkaart bekijken.
- Mailmerge - Klik op deze knop om een mail merge te versturen om de sollicitanten te informeren over de succesvolle match of om een afkeuringsbrief te sturen. Voor meer informatie, zie Mail merge aanmaken via de sollicitant- of vacaturekaart.
- Nieuw: Verzoek - Klik op deze knop om één of meerdere verzoeken aan te maken voor de manager(s) van de vacature(s) te informeren dat er een match is gevonden. Voor meer informatie, zie Aanmaken en bewerken van verzoeken.
Gerelateerde documenten
| Main Category: |
Attachments & notes |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
|
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
|
Document ID: |
24.718.824 |
| Assortment: |
Exact Synergy Enterprise
|
Date: |
15-11-2019 |
| Release: |
230 |
Attachment: |
|
| Disclaimer |