One moment please...
 
 
Exact Globe+   
 

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en Exact Globe / Exact Synergy - functionaliteit

Voor een algemeen overzicht over Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en Exact Globe en Exact Synergy, zie Algemene Verordening Gegevensbescherming en Exact Globe / Exact Synergy Enterprise. Hieronder vindt u een overzicht van de functies in de programmatuur die u hiervoor kunt gebruiken:

Persoonsgegevens afschermen

Via rollen en rechten kunt u de persoonsgegevens afschermen en bepalen welke gebruikers deze informatie mogen bekijken.

In Exact Globe kunt u rollen aanmaken via Systeem ? HR & Beveiliging ? Beveiligingsrollen ? Onderhouden. In deze rollen kunt u aangeven welke functies en menu's benaderd mogen worden door iemand die over deze rol beschikt. Door de rollen toe te wijzen aan medewerkers, bepaalt u welke medewerkers de functies en menu's mogen benaderen. Voor meer informatie, zie Beveiligingsrollen onderhouden.

In Exact Synergy bepalen functierechten welke rechten iemand heeft. Deze functierechten kunnen worden gekoppeld aan rollen, die kunnen worden toegewezen aan de verschillende gebruikers. De functierechten kunt u bekijken en aanmaken via Modules ? Systeem ? Inrichting ? Beveiliging ? Functierechten, Rollen kunnen worden aangemaakt via Modules ? Systeem ? Inrichting ? Beveiliging ? Rollen. Voor meer informatie, zie Overview of function rights en Linking function rights to roles.

Daarnaast heeft Exact Synergy de mogelijkheid om specifieke medewerker velden af te schermen bij het opvragen van de medewerkerkaart of bij het zoeken naar medewerkers. Voor meer informatie, zie Via functierechten de zichtbaarheid van gegevens bepalen op de HRM: Zoeken - Medewerkers pagina, Het aanpassen van de toegang tot informatie op de medewerker- en sollicitantkaart en Het aanpassen van de toegang tot informatie op de medewerker- en sollicitantkaart.

Nieuwe functionaliteit voor het anonimiseren van de persoonsgegevens

Vanaf product update 415SP6 en 260SP6 is er functionaliteit geïntroduceerd voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze functionaliteit geeft u de mogelijkheid om persoonsgegevens classificaties aan te maken en deze te koppelen aan de persoonsgegevens (contactpersonen, relaties, medewerkers). In deze classificaties kunt u informatie opnemen over de relevante types/categorieën in uw administratie, een gebeurtenis definiëren die aangeeft wanneer het niet meer nodig is om een entiteit in uw systeem te hebben (bijvoorbeeld een lead wordt niet gepromoveerd naar suspect, een sollicitant wordt niet aangenomen, etc), een bewaartermijn opgeven en definiëren welke documenttypes, activiteitensoorten en verzoektypes ook verwijderd dienen te worden wanneer de persoonsgegevens verwijderd dienen te worden.

Op basis van deze classificatie kunt u vervolgens rapporteren en de persoonsgegevens beheren in een actie center, dat informatie biedt over de gebeurtenissen, welke entiteiten dienen te worden verwijderd, en welke persoonsgegevens u van die entiteiten heeft.

In onderstaand overzicht ziet u welke functionaliteit vanaf welke product update/service pack beschikbaar is.

 

Alles uitklappen | Alles inklappen
 

Exact Globe Exact Synergy
Algemeen    
Persoonsgegevens classificaties aanmaken 415SP6 260SP6 
Persoonsgegevens classificaties kopiëren en vernummeren 415SP6 262
Actiecentrum 415SP6 260SP6
Automatisch koppelen 416SP3 261SP3
Tabblad Persoonsgegevens classificaties 416 261SP3 
Synchronisatie persoonsgegevens classificaties en anonimiseer-actie 416SP7 261SP7 
Rapportage    
Word merge 416 262
Exporteren naar Excel 416 260SP6 / 262
Acties    
Anonimiseren via het actiecentrum 415SP7 260SP7

 

 

Reeds aanwezige functionaliteit voor het verwijderen, anonimiseren of samenvoegen van de records met persoonsgegevens

Naast bovengenoemde functionaliteit voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming is het in de huidige en eerdere product updates mogelijk om gegevens te verwijderen, anonimiseren of samenvoegen

Voor meer informatie over hoe u de gegevens in Exact Globe en/of Exact Synergy kunt verwijderen, anonimiseren of samenvoegen kunt u onderstaande links raadplegen:

Opmerking:

  • Stamgegevens, die zijn gebruikt in transacties kunnen niet worden verwijderd.
  • Houd er rekening mee dat met onderstaande functionaliteit niet alle persoonsgegevens in de gerelateerde tabellen (zoals orderhistorie, logs, etc.) opgeschoond worden.

 

Alles uitklappen | Alles inklappen
 

Exact Globe Exact Synergy
Verwijderen stamgegevens
   
Handmatig verwijderen contactpersonen Ja Ja
Handmatig verwijderen relaties Ja Ja
Relaties in bulk verwijderen Ja Nee
Handmatig verwijderen medewerkers Ja Ja
Medewerkers in bulk verwijderen Ja Nee
Stamgegevens anonimiseren    
Handmatig anonimiseren contactpersonen Ja Ja
Handmatig anonimiseren relaties Ja Ja
Handmatig anonimiseren medewerkers Ja Ja
Stamgegevens samenvoegen    
Handmatig samenvoegen contactpersonen Ja Ja
Handmatig samenvoegen relaties Ja Ja
Documenten    
Handmatig verwijderen documenten Ja Ja
Documenten in bulk verwijderen Ja Ja
Handmatig anonimiseren documenten Ja Ja
Verzoeken/Activiteiten    
Handmatig verwijderen verzoeken/activiteiten Ja Ja
Handmatig anonimiseren verzoeken/activiteiten Ja Ja
Logs    
Logs verwijderen Ja Ja
 

 

Meer informatie

 

     
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Support - On-line help
 Category: On-line help files  Security  level: All - 0
 Sub category: Details  Document ID: 28.299.868
 Assortment:  Date: 20-11-2018
 Release:  Attachment:
 Disclaimer